Vergaderen, luisteren, schrijven, bespreken of brainstormen, er zijn allemaal passende opstellingen te kiezen. Veel luisteren betekent dat je comfortabel moet kunnen zitten met een plek voor de spreker of facilitator waar alle deelnemers goed zicht op hebben. Bij een actieve teambuilding is ruimte nodig om te kunnen wisselen van plek, om zo in wisselende samenstellingen aan de slag te kunnen gaan. Bij een sessie met veel gasten is een theateropstelling efficiënter. Bij het houden van besprekingen moeten de deelnemers elkaar kunnen zien of even apart kunnen gaan zitten in een subzaal.

Voor een optimale zaalopstelling kun je jezelf vooraf enkele vragen stellen, zoals:

• Hoe groot is de groep? 
• Welke programmaonderdelen heb je gepland?
• Ga je projecteren op een scherm?
• Heb je een podium nodig?
• Hoe hoog is je plafond? Als het laag is, zorg er dan voor de dat de deelnemers niet te ver van het scherm zitten. Dit bevordert de zichtbaarheid en de betrokkenheid van het publiek.
• Vindt alles plenair plaats of wil je ook in kleine groepen uiteengaan? Want dan heb je ook een of meerdere subzalen nodigen.
• Gaan de mensen vaak in en uit de ruimte? Indien dit het geval is, zorg dan voor voldoende gangpaden.

Vervolgens kun je een keuze maken uit de volgende opstellingen:

U-vormopstelling

De U-vormopstelling is een van de meest gebruikte vergaderopstellingen. Dit komt omdat deze opstelling geschikt is voor een breed aantal bijeenkomsten zoals trainingen, vergaderingen, workshops en cursussen. In de U-opstelling staan de tafels in de vorm van een ‘U’ opgesteld. Als facilitator kun je de ‘U’ in lopen om meer interactie aan te gaan met de deelnemers. De deelnemers kunnen de tafels gebruiken om aantekeningen te maken.

Theateropstelling

Organiseer je een presentatie voor een grote groep mensen? Dan sluit een theateropstelling het beste aan op jouw bijeenkomst. In de theateropstelling staan de stoelen in rijen achter elkaar opgesteld. Een goede keuze wanneer deelnemers vooral veel moet luisteren naar de spreker en er weinig sprake is van interactie, zoals een congres, symposium of leiderschapsdag.

Theateropstelling in cirkelvorm

Een fijn alternatief voor de theateropstelling. Je maakt nog steeds rijen met stoelen. Maar in plaats van rechte rijen, plaats je de stoelen in de vorm van een halve cirkel, gericht naar het podium. Het oogt vriendelijker, organischer en intiemer. Je bezoekers hebben beter zicht op het podium en het biedt veel meer ruimte voor beweging en interactie. Deelnemers kijken niet alleen naar het podium, maar zien ook elkaar. Dat geldt ook voor je sprekers, het voelt allemaal dichterbij.

Visgraatopstelling

Alle stoelen staan schuin gedraaid zodat iedereen de spreker en/of het beeldscherm goed kan zien. Als begeleider kan je makkelijk het middenpad in lopen voor meer interactie met de deelnemers.

Cabaretopstelling

Bij een cabaretopstelling staan bij iedere tafel vijf of zes stoelen opgesteld. De tafels staan in rijen opgesteld met tussen elke tafel voldoende loopruimte. Op deze manier kun je gemakkelijk in groepjes discussiëren. Bovendien zijn de tafels tussen de stoelen handig bij het gebruik van een laptops of een drankje. Zodra nodig kunnen deelnemers makkelijk discussiëren en overleggen in kleine groepjes. Een handige opstelling bij workshops of design thinking sessies.

Blokopstelling of carré 

Deze opstelling is ideaal voor kleinschalige meetings met intensief overleg. Een (open)blokopstelling wordt ook vaak gebruikt bij vergaderingen, cursussen, seminars en trainingen waarbij veel interactie nodig is én je de mogelijkheid hebt om notities te maken. Houd voor deze vergaderopstelling een maximum aan van ongeveer 12 personen, zodat iedereen elkaar nog wel kan verstaan.

Kringopstelling 

Alle stoelen staan in een (kleine) kring. Deze opstelling bevat geen tafels. De kring met stoelen wordt vooral veel gebruikt bij kleinere workshops met veel interactie of cursussen met een persoonlijk onderwerp. Wij gebruiken het vaak bij een teambuilding en een brainstormsessie.

Receptie-opstelling

Staand vergaderen zorgt voor een hoger tempo en meer focus. Door een actieve houding is er meer non-verbale communicatie en ontstaat er meer energie. Daarnaast is staand vergaderen ook gezonder. Tijdens een staande meeting zijn deelnemers eerder geneigd ideeën met elkaar te delen. Het is wel fijn als je een aantal statafels hebt zodat er wel makkelijk geschreven of geleund kan worden.

Schoolopstelling

De naam zegt het al: een zaalopstelling zoals op school. De tafels staan uit elkaar en iedereen heeft (per duo) een eigen tafel. De tafels staan allemaal dezelfde kant op. De schoolopstelling kan handig zijn wanneer je iedereen apart of in duo’s een idee wilt laten uitwerken, om een masterclass via het scherm te volgen of voor afleggen van examens en toetsen. 

Speeddate-opstelling

De stoelen staan in twee lange rijen tegenover opgesteld, redelijk dicht bij elkaar. Zo kunnen de deelnemers een intiemer gesprekje voeren en daarna snel doorschuiven naar de volgende gesprekspartner. Alternatief is dat je verspreid door de ruimte telkens 2 stoelen tegenover zet maar het ‘doordraaien’ is dan lastiger te organiseren.

Lagerhuis

Mag er gediscussieerd worden, moeten de gasten tegenover elkaar zitten en mogen ze elkaar wel aankijken? Kies dan voor de lagerhuis opstelling. Een lagerhuis opstelling bestaat uit stoelen tegenover elkaar in de zaal, eventueel ook met tafels erbij.

Ronde tafelopstelling

Deze opstelling zorgt ervoor dat deelnemers goed met elkaar in gesprek kunnen gaan, en wordt natuurlijk het meest gebruikt tijdens de lunch of diners. De ronde tafel opstelling is erg geschikt wanneer men tijdens de bijeenkomst ook een hapje eet. Daarnaast biedt deze opstelling de mogelijkheid om de deelnemers in groepjes met elkaar in gesprek te laten gaan. Voor de ronde tafel opstelling is het van belang dat de stoelen makkelijk verschuifbaar zijn zodat de deelnemers zich ook nog tot de centrale spreker kunnen richten.

Arena-opstelling

Deze opstelling kan gebruikt worden voor verschillende doeleinden. Net als bij het ‘lagerhuis’, kunnen mensen elkaar aankijken. Het verschil is dat bij een arena opstelling er een cirkel of vierkant gecreëerd wordt door middel van zitplekken. In het midden staat een podium waar de invulling van het evenement plaatsvindt. De arena-opstelling creëert een gevoel van samenhorigheid. Heel geschikt voor korte pitches, presentaties of product lanceringen.

Boardroomopstelling

De boardroom zaalopstelling bevat 1 lange tafel waar je met z’n allen aan zit. Er is genoeg ruimte om te werken en doordat je een tafel deelt, zit je dicht bij elkaar. Hierdoor is deze zaalopstelling ideaal om samen te werken, te vergaderen, besluiten te nemen en te brainstormen. De groep bestaat uit maximaal 8 tot 10 deelnemers.

Informele indeling

Door te werken met een mix van bijvoorbeeld statafels in caféstijl, loungebanken of bean bags wordt een hele vrije, open sfeer gecreëerd. De vorm leent zich vooral voor een combinatie van netwerken met meer informele werkvormen, zoals World-café, open space, speeddaten, en gesprekken. Laat mensen zelf de plek kiezen die zij het meest prettig vinden. 

Nog een aantal praktische tips

• Wij vinden het belangrijk om tijdens een bijeenkomst te variëren met de opstellingen. Wat telkens als je van opstelling verandert breng je deelnemers letterlijk en figuurlijk in beweging. En dat werkt verfrissend en het is activerend. Hebben jullie het eerste deel uitleg of college gegeven, haal daarna dan eens tafels weg of werk met pak statafels en ga in groepjes met elkaar in gesprek of aan de slag. Zo stimuleer je de interactie.
• Om te weten of een ruimte geschikt is voor jouw bijeenkomst of een onderdeel hiervan, kun je het beste berekenen hoeveel ruimte er per persoon nodig is. Zo reken je voor een diner 1,5 tot 2 m² per persoon en voor een theater- of vergaderopstelling 0,5 m² per persoon. Dit zijn netto oppervlaktes, waarbij ruimte voor podia, technische voorzieningen en aankleding van de ruimte niet zijn meegenomen.
• Ongeacht de zaalopstelling is goed geluid essentieel. Test het geluid voorafgaand aan je bijeenkomst. Bedenk hierbij wel dat geluid in een lege ruimte anders overkomt dan in een volle zaal.
• Vergaderen kan veel opleveren, maar wel als je voor de juiste meubilair kiest bij de vergadering. Dus geen lange vergadering op een slechte stoel of een creatieve brainstormsessie in een passieve houding.
• Check vooraf of het meubilair makkelijk verplaatsbaar is, zo blijf je flexibel en kun je ook tijdens de bijeenkomst te verschuiven.

Welke opstelling je ook kiest, hou er rekening mee dat een zaal bestaat uit meer dan stoelen en tafels alleen. Denk ook na over de aankleding en de atmosfeer: niets is zo ellendig als een kale ruimte met zuurstofgebrek.