In één dag een jaarplan op 1 A4
Hoe goed je als MT of directieteam ook in staat bent om een jaarplan te schrijven, we denken dat het goed is om al vroeg het hele team te betrekken. Want door het inzetten van een goed doordacht programma met diverse werkvormen gebruik je de dynamiek en creativiteit van je teamleden. Waarom? Zo zorg je voor een uitkomst, die niet alleen heel waardevol kan zijn, maar waar je team vol achter staat omdat het door hen zelf aangedragen is. Met meer betrokkenheid en draagvlak als resultaat.
Bij een jaarplan hoef je niet te denken aan een boekwerk of een traject van maanden. Sterker nog, het kan in 1 dag en passend op 1 of 2 A4. Om dit voor elkaar te krijgen volgen wij vaak onderstaande stappen.
Stap 1. Voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. En dat geldt niet alleen voor jou als begeleider maar juist ook voor de deelnemers. Wij vragen onze deelnemers vaak vooraf om bewust terug te kijken op de afgelopen periode. Dit doen we met behulp van opdrachten met vragen als: waar staan we nu? Wat gebeurt er om ons heen? Wat is er goed gegaan? Wat kon er beter? Ook vragen we deelnemers om vooruit te kijken: wat zijn trends voor de komende periode? Wat zie je voor belangrijke ontwikkelingen intern? Door dit voor de bijeenkomst in kaart te brengen, voorkom je tijdverlies tijdens je sessie en creëer je een vliegende start.
Bij een recente opdracht voor een schoolplan gaven we het team 4 weken lang iedere week een kleine opdracht, telkens met het doel informatie te verzamelen en een eerste mening te formuleren. Ze legden al hun input vast en kwamen zo al een beetje in de stemming. Tijdens de jaarplansessie hingen alles aan de muur als visueel geheugensteuntje.
Stap 2. De bijeenkomst
- We starten de bijeenkomst altijd met een korte terugblik op het afgelopen jaar aan de hand van de voorbereidingen (stap 1). We doen dit bijvoorbeeld met behulp van de STAPELSTER of we zetten Lego in.
- Om een plan te maken voor het komende jaar is het belangrijk om goed te weten waar je als organisatie voor staat. De kernwaarden vormen een basis om keuzes mee te maken. Als jouw organisatie tevreden is met de huidige kernwaarden dan draait deze stap vooral om het checken of iedereen de kernwaarden scherp heeft. Vragen de kernwaarden om een update? Dan moet je meer tijd reserveren om aan de slag te gaan met de kernwaarden, zie ons blog aan de slag met kernwaarden of het blog Hoe je kernwaarden levendig maakt
- Wie willen jullie zijn? Wat is jullie doel, wat wil de organisatie bereiken? Hoe ziet succes er voor ons uit? Kortom, check of iedereen de missie en visie helder heeft. Wij gebruiken hier vaak de Golden Circle van Simon Sinek voor. Meer weten over hoe je de missie en visie levend kunt maken? Lees ons blog Maak je missie en visie met werkvormen.
- Waar willen jullie staan over 5, of over 10 jaar? Een belangrijk onderdeel van het jaarplan is de lange termijn doelstelling voor de organisatie. Waar wil je over vijf jaar staan met jouw organisatie? Of over tien jaar? Dit doel bepaal je natuurlijk niet ieder jaar opnieuw, maar vormt wel de basis voor het jaarplan van komend jaar.
- Aan de hand van het grote, gedurfde doel (bij 4) gaan we nu aan de slag met kortere termijn doelstellingen voor komend jaar. Wat zijn de belangrijke doelstellingen die direct bijdragen aan het halen van jullie ambities? Hoe komen jullie daar, met welke mensen en middelen en wanneer? Bedenk hierbij wat de impact is op het werk en het gedrag van de afdeling. Om de doelen zo concreet mogelijk te maken formuleren we deze SMART. Dus specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Oftewel: een haalbaar, realistisch doel met een deadline, waarvan jullie kunnen meten of het behaald is.
- In lijn met het doel (bij 5) komt er een planning, bijvoorbeeld in de vorm van kwartaaldoelen met elk een eigen thema, concrete acties en manier om successen te vieren. Het hele kwartaal staat dan in het teken van een doelstelling, die bestaat uit verschillende, concrete to do’s. De to do’s koppelen we direct aan mensen, zodat iedereen gelijk weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Zo leggen we het eigenaarschap de personen die het moeten uitvoeren. Dit zorgt voor draagvlak en eigenaarschap. Is een kwartaaldoel gehaald, dan heb je natuurlijk iets te vieren met elkaar.
- Bedenk samen wat jullie nodig hebben aan middelen en voorwaarden om alle doelen van het komende jaar goed te realiseren. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld een brainstorm. Leuk voor de afwisseling in het programma.
- Als je alle belangrijke informatie hebt besproken ga je beginnen met het invullen van het jaarplan.
Stap 3. De opbouw van het jaarplan
Je kan het plan zo lang maken als je wilt, maar een concreet jaarplan kan makkelijk op maximaal twee A4’tjes. Zorg ervoor dat je concreet blijft in het schrijven van een jaarplan. De opbouw van een jaarplan is als volgt:
- Kernwaarden, missie en visie
- Doelen
- Planning & verantwoordelijken
- Middelen & voorwaarden
Maar leuker is natuurlijk als je kiest voor een mooie visualisatie in de vorm van een poster. 1 beeld zegt tenslotte meer dan 1000 woorden.
Nog een paar tips:
- Breng je jaarplan terug tot de belangrijkste doelen die jullie willen behalen. Laat dat er maximaal 5 zijn. Hoe minder doelen hoe meer focus en kans dat je de doelen daadwerkelijk haalt.
- Medewerkers ervaren dit alles toch vaak als taaie kost. En ze zien de relatie met hun handelen op de werkvloer niet. Om het dichterbij te brengen kun je ieder teamlid uitnodigen om een leerdoel te formuleren met daarin op welke manier hij/zij gaat bijdragen om de ambities te verwezenlijken. Deze leerdoelen kun je ook weer terug laten komen in de jaarlijkse gesprekscyclus.
- Het maken van een jaarplan begint idealiter na de zomer met voorbereidingsopdrachten. In november plan je de sessie met het team. Na deze sessie heb je tijd nodig om je keuzes en richting gedetailleerd uit te werken. Tijdens de kerstborrel presenteer je dan vol trots het plan voor het komende jaar.
- Soms is het goed om te stoppen met bepaalde dingen. Als je de STAPELSTER hebt ingezet hebt of als je de vraag “wat gaan we niet meer doen?” stelt, kan er een handige lijst van afspraken ontstaan, die voor iedereen een stok achter de deur wordt. Hebben jullie bijvoorbeeld vorig jaar te veel tijd besteed aan vergaderen? Dan is het doel om daar dit jaar mee te stoppen.
- Bedenk hoe je gaat evalueren. Hoe weet je dat jullie op de goede weg bent, wat zijn de indicatoren, hoe meet dat jullie succesvol zijn?
Bij grote bijeenkomsten is het belangrijk om een sfeer te creëren waarin iedereen zich welkom en betrokken voelt. IJsbrekers spelen hierin een cruciale rol. Ze breken niet alleen het ijs, maar bevorderen ook interactie, energie en samenwerking, zelfs in een grote groep. In dit blog delen we onze 10 favoriete ijsbrekers die je kunt inzetten om een dynamische start te maken.
Veranderingen doorvoeren kan best spannend zijn. Het voelt vaak als een grote uitdaging om iedereen mee te krijgen. Of het nu gaat om een reorganisatie, een nieuw werkproces of een verbouwing, lang niet iedereen is meteen enthousiast. Gelukkig kunnen de zeven beïnvloedingsprincipes van Robert Cialdini daarbij helpen. Deze principes zorgen ervoor dat mensen op een natuurlijke manier meegaan in de verandering, zonder dat het voelt alsof ze iets opgelegd krijgen. We leggen je graag uit hoe je deze principes kunt inzetten om jouw team mee te krijgen.
In een wereld waarin teams steeds vaker samenwerken, is het van cruciaal belang om te begrijpen hoe deze groepen functioneren. Of het nu gaat om een projectteam, een managementgroep of een klas, de relaties tussen mensen bepalen voor een groot deel de sfeer, productiviteit en samenwerking. Een effectief hulpmiddel om deze relaties inzichtelijk te maken is het sociogram. Maar wat is een sociogram precies, en hoe kan het helpen om de manier waarop teamleden met elkaar omgaan beter te begrijpen?
In veel organisaties is participatie inmiddels een cruciaal concept. Het varieert van het simpelweg informeren van belanghebbenden tot het volledig overdragen van besluitvormingsmacht aan de betrokkenen. Dit spectrum van participatie wordt vaak weergegeven door de participatieladder. Het samenstellen van een participatiematrix helpt organisaties bij het kiezen van de juiste werkvormen afhankelijk van de gewenste graad van participatie. In deze blog bespreken we de relevante wetenschappelijke inzichten en geven we concrete voorbeelden van werkvormen per participatieniveau.
Creatief leiderschap. Steeds vaker zie je deze term in vacatures langskomen. Maar wat is het eigenlijk? Bij studio stapelgoed vinden we dat creatief leiderschap draait om ondernemende leiders en professionals die uit hun patronen en overtuigingen durven te breken om anders te kunnen kijken, denken en doen. Leiders die het lef hebben om samen met anderen te pionieren en innovaties te realiseren.
In een wereld die steeds sneller evolueert en waar samenwerking een cruciale rol speelt in het succes van organisaties, is het voeren van waardevolle dialogen op de werkplek van onschatbare waarde. William Isaacs, de auteur van "Dialogue: The Art Of Thinking Together", benadrukt dat dialoog niet alleen een manier is om verschillen te overbruggen, maar ook om iets nieuws te creëren. Bij studio stapelgoed vertalen we dit naar praktische werkvormen om zo te zorgen dat ieder team met een waardevolle dialoog aan de slag kan.
Het gebruik van Lego ‘minifigures’ in sollicitatie- en jaargesprekken kan een verfrissende en effectieve manier zijn om dieper inzicht te krijgen in de persoon tegenover je. Het biedt een speels en creatief element dat communicatie bevordert, creativiteit aanwakkert en complexe ideeën visualiseert. Probeer het vooral eens uit en ontdek hoe het de kwaliteit van je gesprekken kan verbeteren.
Stel je eens voor: een vergaderruimte boordevol met mensen van alle rangen en standen binnen de organisatie. Elk met hun eigen unieke persoonlijkheid. Als facilitator staan wij vaak voor dit soort groepen, met een waar circus aan persoonlijkheden. Bij studio stapelgoed proberen we tijdens een sessie om al die stukjes samen te brengen tot een geheel. Van sprankelende extraverten tot bedachtzame introverten, van degenen die met open armen elke uitdaging aangaan tot degenen die liever op de achtergrond blijven. Het is voor ons als een kleurrijk mozaïek waarbij elke deelnemer een uniek stukje vormt. Dit maakt iedere bijeenkomst een avontuur op zich.
Future search is een door Marvin Weisbord en Sandra Janoff ontwikkelde large scale intervention om met een grote groep mensen in enkele dagen tot een toekomstvisie en een bijbehorend actieplan te komen. Daarbij worden creatieve methoden gebruikt om de deelnemers te stimuleren om bekende denkpatronen en dominante aannames los te laten en 'met nieuwe ogen' naar mogelijkheden te zoeken. In de blog leggen we je uit hoe future search nu precies werkt.
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Noord-Holland biedt wat ons betreft een schat aan inspirerende ruimtes. We nemen je daarom in dit blog mee op een reis langs pittoreske steden en schilderachtige kustplaatsen, naar onconventionele vergaderplekken die jouw bijeenkomst onvergetelijk zullen maken.