Bij een jaarplan hoef je niet te denken aan een boekwerk of een traject van maanden. Sterker nog, het kan in 1 dag en passend op 1 of 2 A4. Om dit voor elkaar te krijgen volgen wij vaak onderstaande stappen.

Stap 1. Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. En dat geldt niet alleen voor jou als begeleider maar juist ook voor de deelnemers. Wij vragen onze deelnemers vaak vooraf om bewust terug te kijken op de afgelopen periode. Dit doen we met behulp van opdrachten met vragen als: waar staan we nu? Wat gebeurt er om ons heen? Wat is er goed gegaan? Wat kon er beter? Ook vragen we deelnemers om vooruit te kijken: wat zijn trends voor de komende periode? Wat zie je voor belangrijke ontwikkelingen intern? Door dit voor de bijeenkomst in kaart te brengen, voorkom je tijdverlies tijdens je sessie en creëer je een vliegende start.

Bij een recente opdracht voor een schoolplan gaven we het team 4 weken lang iedere week een kleine opdracht, telkens met het doel informatie te verzamelen en een eerste mening te formuleren. Ze legden al hun input vast en kwamen zo al een beetje in de stemming. Tijdens de jaarplansessie hingen alles aan de muur als visueel geheugensteuntje.

Stap 2. De bijeenkomst

1. We starten de bijeenkomst altijd met een korte terugblik op het afgelopen jaar aan de hand van de voorbereidingen (stap 1). We doen dit bijvoorbeeld met behulp van de STAPELSTER of we zetten Lego in.
2. Om een plan te maken voor het komende jaar is het belangrijk om goed te weten waar je als organisatie voor staat. De kernwaarden vormen een basis om keuzes mee te maken. Als jouw organisatie tevreden is met de huidige kernwaarden dan draait deze stap vooral om het checken of iedereen de kernwaarden scherp heeft. Vragen de kernwaarden om een update? Dan moet je meer tijd reserveren om aan de slag te gaan met de kernwaarden, zie ons blog aan de slag met kernwaarden of het blog Hoe je kernwaarden levendig maakt
3. Wie willen jullie zijn? Wat is jullie doel, wat wil de organisatie bereiken? Hoe ziet succes er voor ons uit? Kortom, check of iedereen de missie en visie helder heeft. Wij gebruiken hier vaak de Golden Circle van  Simon Sinek voor. Meer weten over hoe je de missie en visie levend kunt maken? Lees ons blog Maak je missie en visie met werkvormen.
4. Waar willen jullie staan over 5, of over 10 jaar? Een belangrijk onderdeel van het jaarplan is de lange termijn doelstelling voor de organisatie. Waar wil je over vijf jaar staan met jouw organisatie? Of over tien jaar? Dit doel bepaal je natuurlijk niet ieder jaar opnieuw, maar vormt wel de basis voor het jaarplan van komend jaar.
5. Aan de hand van het grote, gedurfde doel (bij 4) gaan we nu aan de slag met kortere termijn doelstellingen voor komend jaar. Wat zijn de belangrijke doelstellingen die direct bijdragen aan het halen van jullie ambities? Hoe komen jullie daar, met welke mensen en middelen en wanneer? Bedenk hierbij wat de impact is op het werk en het gedrag van de afdeling. Om de doelen zo concreet mogelijk te maken formuleren we deze SMART. Dus specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Oftewel: een haalbaar, realistisch doel met een deadline, waarvan jullie kunnen meten of het behaald is.
6. In lijn met het doel (bij 5) komt er een planning, bijvoorbeeld in de vorm van kwartaaldoelen met elk een eigen thema, concrete acties en manier om successen te vieren. Het hele kwartaal staat dan in het teken van een doelstelling, die bestaat uit verschillende, concrete to do’s. De to do’s koppelen we direct aan mensen, zodat iedereen gelijk weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Zo leggen we het eigenaarschap de personen die het moeten uitvoeren. Dit zorgt voor draagvlak en eigenaarschap. Is een kwartaaldoel gehaald, dan heb je natuurlijk iets te vieren met elkaar.
7. Bedenk samen wat jullie nodig hebben aan middelen en voorwaarden om alle doelen van het komende jaar goed te realiseren. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld een brainstorm. Leuk voor de afwisseling in het programma.
8. Als je alle belangrijke informatie hebt besproken ga je beginnen met het invullen van het jaarplan.

Stap 3. De opbouw van het jaarplan

Je kan het plan zo lang maken als je wilt, maar een concreet jaarplan kan makkelijk op maximaal twee A4’tjes. Zorg ervoor dat je concreet blijft in het schrijven van een jaarplan. De opbouw van een jaarplan is als volgt:

1. Kernwaarden, missie en visie
2. Doelen
3. Planning & verantwoordelijken
4. Middelen & voorwaarden

Maar leuker is natuurlijk als je kiest voor een mooie visualisatie in de vorm van een poster. 1 beeld zegt tenslotte meer dan 1000 woorden.

Nog een paar tips:

• Breng je jaarplan terug tot de belangrijkste doelen die jullie willen behalen. Laat dat er maximaal 5 zijn. Hoe minder doelen hoe meer focus en kans dat je de doelen daadwerkelijk haalt.
• Medewerkers ervaren dit alles toch vaak als taaie kost. En ze zien de relatie met hun handelen op de werkvloer niet. Om het dichterbij te brengen kun je ieder teamlid uitnodigen om een leerdoel te formuleren met daarin op welke manier hij/zij gaat bijdragen om de ambities te verwezenlijken. Deze leerdoelen kun je ook weer terug laten komen in de jaarlijkse gesprekscyclus.
• Het maken van een jaarplan begint idealiter na de zomer met voorbereidingsopdrachten. In november plan je de sessie met het team. Na deze sessie heb je tijd nodig om je keuzes en richting gedetailleerd uit te werken. Tijdens de kerstborrel presenteer je dan vol trots het plan voor het komende jaar.
• Soms is het goed om te stoppen met bepaalde dingen. Als je de STAPELSTER hebt ingezet hebt of als je de vraag “wat gaan we niet meer doen?” stelt, kan er een handige lijst van afspraken ontstaan, die voor iedereen een stok achter de deur wordt. Hebben jullie bijvoorbeeld vorig jaar te veel tijd besteed aan vergaderen? Dan is het doel om daar dit jaar mee te stoppen.
• Bedenk hoe je gaat evalueren. Hoe weet je dat jullie op de goede weg bent, wat zijn de indicatoren, hoe meet dat jullie succesvol zijn?