De 5X waarom methodiek
De Japanse uitvinder Sakichi Toyoda bedacht de '5x waarom' methode om problemen te kunnen analyseren. Tegenwoordig wordt de methode o.a. gebruikt in agile methodieken zoals Kaizen, Lean en Six Sigma.Het idee achter deze werkvorm is simpel; als je 5x achter elkaar een ‘waarom’-vraag stelt, zal de oorzaak van je probleem scherper en duidelijker worden. Zo kun je steeds verder afpellen wat jouw zicht op het echte probleem ontneemt. In dit blog leggen we je uit hoe je de methodiek in de praktijk kunt toepassen.
Problemen komen binnen iedere organisatie voor. Wisselend van kleine dagelijkse knelpunten tot grote verandervraagstukken. Als je geen idee hebt wat jouw probleem veroorzaakt, dan wordt het behoorlijk moeilijk om een oplossing te vinden. Gelukkig hoeft zo’n analyse helemaal niet ingewikkeld te zijn. Wij zetten vaak de ‘Five Times Why’ in. Deze methodiek - in het Nederlands “5x waarom” - is een eenvoudig maar effectief hulpmiddel om de oorzaak van een probleem te achterhalen. En eigenlijk is naam van de methode ook precies wat het is; stel jezelf bij een probleem vijf keer de vraag ‘Waarom?’. Het antwoord op de vijfde ‘Waarom?’ is de hoofdoorzaak van het probleem.
Hieronder lees je hoe je deze methode stapsgewijs uitvoert:
Stap 1. Breng jouw stakeholders samen
Om goed aan de slag te kunnen met de '5x waarom' techniek, is het belangrijk om de juiste stakeholders bij elkaar te brengen. Je hebt die mensen nodig die goed op de hoogte zijn van de inhoud van het probleem.
Stap 2. Formuleer de probleemstelling
Leg de stakeholders een heldere probleemstelling voor. Probeer het probleem zo concreet mogelijk te omschrijven. Laat deze groot op het scherm zien of schrijf de probleemstelling op een brown paper.
Stap 3. Stel de eerste waarom-vraag
Vraag waarom het probleem er is. Geef aan dat je alleen op zoek bent naar feiten en dus niet naar aannames of hypotheses. Het opschrijven van eerste gedachten op post-its of flipovers kan hierbij helpen. Als het probleem meerdere aantoonbare oorzaken heeft, dan schrijf je deze oorzaken op en herhaal je stap 4 voor iedere genoteerde oorzaak.
Stap 4. Stel de waarom-vraag 4 keer
Stel de tweede waarom-vraag. Gebruik hierbij het antwoord op de eerste vraag om deze tweede vraag te stellen. Zo zoek je verder naar de echte oorzaak van het probleem. Herhaal dit tot de waarom-vraag niet meer kan worden beantwoord. Elk nieuw antwoord vormt de volgende vraag. Over het algemeen zal na 5 vragen duidelijk zijn wat nodig is om je probleem op te lossen.
Stap 5. Maak een plan van aanpak
Gebruik de informatie die je hebt verzameld om een plan op te stellen om het probleem op te lossen.
Tips
- Probeer de Waarom-vraag zo concreet mogelijk te verwoorden.
- Soms kun je wel eindeloos ‘waarom?’ blijven doorvragen, maar schiet het zijn doel een beetje voorbij. Stop bij het antwoord waarvan je denkt dat het de oplossing brengt voor het probleem.
- Om te voorkomen dat mensen zich ter verantwoording geroepen voelen kan de waarom vraag worden vervangen door een andere formulering. Voorbeelden hiervan zijn: Wat is de oorzaak van dit probleem? Hoe heeft dit probleem zich ontwikkeld? Wat zijn de gevolgen van dit probleem? Wat zijn de factoren die hebben bijgedragen aan dit probleem? Wat zijn de oplossingen die al zijn geprobeerd en waarom hebben deze niet gewerkt? Wie zijn de mensen of teams die het meest getroffen zijn door dit probleem? Hoe kan dit probleem in de toekomst worden voorkomen?
Wil je meer weten over brainstormtechnieken? Bestel ons boekje 'Stapel op brainstormen'.
