Veel meetings worden gebruikt om informatie te zenden die ook in een e-mail had kunnen staan. Dit maakt dat veel collega’s afhaken en andere dingen gaan doen. Goede bijeenkomsten gaan over samenwerken en informatie delen. Of bijvoorbeeld over open vragen stellen of met alle stakeholders werken aan het bedenken van innovatieve oplossingen. Nodig daarom deelnemers uit die bereid zijn om een actieve bijdrage te leveren. Wanneer jouw vergadering gaat over het oplossen van een probleem, nodig dan alleen die mensen uit die daadwerkelijk met goede oplossingen kunnen komen. Vergeet daarbij niet de mensen van binnen of buiten de organisatie, die echt anders kijken én denken. Juist daar zitten de onverwachte oplossingen.

Vaak wordt deze rol in de vergadering automatisch opgepakt door een leidinggevende. Terwijl hij of zij niet per definitie de beste facilitator is. Een leidinggevende heeft vaak een belangrijke stem in het te nemen besluit en is daarmee niet objectief. Als voorzitter kan je dus eventueel ook iemand van buiten het team zijn. Wij hebben overigens ook veel positieve ervaringen met een roulerende voorzittersrol.

Als voorzitter bereid je de vergadering voor en bepaal een begin- en eindtijd. Je verwelkomt alle deelnemers, geeft sprekers het woord, vat tussendoor samen, je zorgt ervoor dat de sfeer tijdens de vergadering goed is en sluit tenslotte de vergadering af. Als er per agendapunt bepaald is hoelang het duurt, weet je als voorzitter of er bijvoorbeeld gas gegeven moet worden om uitlopen in de tijd te voorkomen. Je hoeft dus echt niet volledig bekend te zijn met de inhoud.

Tips:

• Zorg dat je op heldere en objectieve wijze structuur en rust brengt in het overleg.
• Vraag je deelnemers bij de start van de vergadering om naar elkaar te luisteren en respect te hebben voor elkaars mening.
• Betrek iedereen, ook de minder sterke deelnemers. Stel hen actief vragen en informeer naar ieders mening.
• Zorg voor een beetje humor of maak eens een grapje.
• Zet werkvormen en tools in om te zorgen voor afwisseling en een juiste dynamiek.
• Gebruik de (digitale) vergadering ook om elkaar weer even te spreken. Het informele contact tussen collega’s is waarschijnlijk iets wat iedereen mist terwijl het voor de relatie tussen collega’s onderling juist heel belangrijk is.
• Ontstaat er een felle discussie over een agendapunt? Dan is het aan jou om in te grijpen. Doe dit door de deelnemers serieus en netjes aan te spreken.
• Als je als voorzitter weet dat de meeting gaat uitlopen, vraag dan aan de aanwezigen of zij akkoord gaan met het langer vergaderen. Of zorg dat het verhaal op de juiste wijze wordt afgebroken, want afspraak is afspraak.
• Door het maken van een vaste template voor de agenda, de acties en het verslag, bespaar je tijd. Deze template – de basisstructuur – gebruik je iedere keer weer opnieuw.
• Prioriteer agendapunten. Zijn er tien agendapunten ingeschoten, maar is er niet genoeg tijd om alles te behandelen? Parkeer dan punten en zet de belangrijkste agendapunten bovenaan. Plan realistisch, probeer niet te veel punten in een te korte tijd te plannen.

Prioriteitenspel

Gebruik een poll-tool of online formulier om prioriteiten te stellen. De applicatie Mentimeter heeft bijvoorbeeld de optie om 100 punten over opties (oftewel agendapunten) te verdelen. Zo kun je aan het begin van meeting de volgorde van de agendapunten samen met de deelnemers bepalen.

Meer weten? Bestel ons e-boekje ‘stapel op vergaderen’