De kunst van goed tijdsmanagement
Creatieve bijeenkomsten zorgen ervoor dat de deelnemers ideeën laten stromen en nieuwe perspectieven verkennen. Als facilitator van dergelijke bijeenkomsten wil je natuurlijk zoveel mogelijk ruimte geven en passie laten ontstaan. Tegelijkertijd draag je de verantwoordelijkheid om de energie te kanaliseren en ervoor te zorgen dat de tijd efficiënt wordt gebruikt. Er zijn verschillende manieren waarop je als facilitator de tijd kunt bewaken. Wij verzamelden ze voor je en we delen graag ons favoriete hulpmiddel: de Timetimer.
Hieronder onze 7 tips voor effectief tijdsbeheer tijdens bijeenkomsten:
1. Maak een agenda
Een duidelijke agenda is de ruggengraat van elke bijeenkomst. Stel vooraf een heldere agenda op met toegewezen tijdvakken voor elk onderwerp of activiteit. Communiceer deze agenda aan de deelnemers, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht en hoeveel tijd beschikbaar is voor elk onderdeel.
2. Gebruik een timer
Timers zijn krachtige tools om de tijd bij te houden. Gebruik timers om de duur van brainstormsessies, discussies of activiteiten te beperken. Onze favoriet, de Timetimer klok, is bijzonder effectief omdat deze visueel de resterende tijd laat zien. De rode schijf krimpt naarmate de tijd verstrijkt, waardoor deelnemers een intuïtief begrip van de resterende tijd krijgen. Natuurlijk kun je ook gewoon gebruik maken van de ouderwetse kookwekker of de stopwatch-functie op je telefoon.
3. Houd de klok in de gaten
Als facilitator moet je altijd bewust zijn van de tijd. Houd een klok zichtbaar in de ruimte voor jezelf en de deelnemers.
Is er geen klok? Er zijn online allerlei leuke en creatieve (digibord) klokken te vinden.
4. Timeboxing
Timeboxing is een techniek waarbij je vooraf een specifieke tijdslimiet instelt voor een activiteit en ervoor zorgt dat de activiteit binnen die tijd wordt voltooid. Dit dwingt deelnemers om zich te concentreren en efficiënt te werken. Wij werken ons plan voor een bijeenkomst daarom vooraf uit in een concreet sessieplan of draaiboek met alle praktische informatie zoals: tijden, benodigdheden, taakverdeling en werkvorm instructies. Wil je meer lezen over hoe je een draaiboek of sessieplan voor jouw bijeenkomst maakt? Klik dan hier.
5. Een tijdbewaker
Je kunt ervoor kiezen om iemand binnen de groep aan te wijzen als tijdbewaker. Deze persoon is verantwoordelijk voor het bijhouden van de tijd en het waarschuwen wanneer een activiteit of discussie te lang dreigt te duren. Dit maakt de verantwoordelijkheid voor tijdsbeheer een gedeelde verantwoordelijkheid.
6. Aanpassingsvermogen
Hoewel het belangrijk is om de tijd te bewaken, is het ook cruciaal om flexibel te zijn. Soms kunnen briljante ideeën ontstaan die de oorspronkelijke planning kunnen verstoren. Sta open voor deze momenten van inspiratie, maar zorg ervoor dat je de tijd elders in de bijeenkomst kunt aanpassen om dit mogelijk te maken.
7. Reflectie
Na afloop van de bijeenkomst is het slim om tijd te besteden aan reflectie en evaluatie. Bespreek met de deelnemers hoe het tijdsbeheer is verlopen. Wat ging goed en wat kan worden verbeterd? Deze feedback kan waardevol zijn voor toekomstige bijeenkomsten.
Tijdsbeheer is een ware evenwichtsoefening voor facilitators van creatieve bijeenkomsten. Je wilt enerzijds de vrijheid geven voor ideeën om te floreren, maar anderzijds de bijeenkomst gestructureerd en efficiënt houden. Door de tijd goed te managen kun je zorgen voor een vruchtbare omgeving waarin creativiteit kan gedijen, en waarbij de tijd op een waardevolle manier wordt benut. De kunst van tijdsbeheer is een van de vele vaardigheden die een succesvolle facilitator onderscheiden.
