Tips voor het begeleiden van online sessies
Nu veel collega's vanuit huis aan het werk zijn, lijkt het digitaal vergaderen dé oplossing te zijn. Maar bij een online vergadering zul je wel extra je best moeten doen om iedereen bij ‘de les’ te houden. Want inmiddels zijn veel mensen een beetje videobel-moe. Bij studio stapelgoed verzamelden we 15 tips die jou als organisator of facilitator helpen bij het goed begeleiden van online meetings.
1. Probeer de groep klein te houden en beperk de duur.
Wij zien toch vaak dat deelnemers bij te lange meetings afhaken. Dat is bij live sessies al zo maar helemaal bij online-bijeenkomsten omdat er dan teveel afleiding is. Voor je het weet, zijn je deelnemers de was aan het vouwen of hun mail aan het beantwoorden. Daarnaast kost het continu staren naar een scherm de meeste mensen veel energie. Heb je toch meer tijd nodig om tot een goed resultaat te komen? Zorg dan voor actief en afwisselend programma.
2. Stuur je deelnemers vooraf een leuk pakket. Dit kan een digitaal set zijn met bijvoorbeeld een aantal grappige achtergronden voor MS Teams of Zoom, oefenlinkjes naar de tools die je gaat gebruiken en de agenda. Ook kun je fysiek pakket maken met bijvoorbeeld online vergaderkaarten, instructies voor werkvormen en wat lekkers te eten of drinken voor tijdens de meeting. Zo zijn je deelnemers goed voorbereid. En met een beetje geluk hebben ze al extra veel zin om mee te doen.
3.
Verwelkom iedereen
die de vergadering binnenkomt - digitaal of fysiek - persoonlijk. Een vrolijk muziekje en een leuke welkomstplaat zorgen direct voor een fijne sfeer. Zeker bij een online vergadering helpt dit om ongemakkelijke stiltes en starende blikken te voorkomen. En laat deelnemers direct aan de slag gaan. Zet bijvoorbeeld een vraag in de chat of in Mentimeter klaar. Of laat je deelnemers kort wennen aan de tool waar je later mee aan de slag gaat.
4. Aan het begin van de bijeenkomst spreken wij altijd een aantal vergaderspelregels
af. Zoek daarbij altijd naar een prettige balans tussen spontaniteit en structuur. Bijvoorbeeld hoe kunnen deelnemers vragen stellen? Staat iedereen in principe op mute als jij aan het woord bent? Is het oké als deelnemers met elkaar chatten tijdens de sessie? En hoe gaan jullie om met elkaars privacy? Bekijk ook eens de vergaderformule.
5. Een check-in
om mentaal te ‘landen’ is online net zo belangrijk als tijdens een fysieke bijeenkomst. Wij merken echter vaak dat het standaard voorstelrondje leidt tot lange verhaal waarbij deelnemers uitgebreid gaan vertellen over hun historie binnen de organisatie. Door het stellen van een leuke check-in vraag en daar een tijdslimiet of een aantal te gebruiken zinnen aan te verbinden, kun je eindeloze verhalen voorkomen. Of geef een grappige opdracht waarbij er spulletjes in huis verzameld moeten worden, zodat iedereen beweegt.
6. Creëer een goede balans
tussen online- en offlineactiviteiten. Een paar voorbeelden voor een afwisselend programma:
• Zet spelvormen in met behulp van een digitale quizztool zoals Kahoot. Laat je deelnemers bijvoorbeeld een item zoeken, een poster maken, iets bouwen met lego of duplo. Of laat deelnemers een oplossing voor een vraagstuk in 1 minuut tekenen. Gebruik stellingen of stel vragen via een poll met behulp van online tools.
• Laat deelnemers in break-out rooms met elkaar samenwerken en vraag hen de resultaten met behulp van een pitch, tekening of storyboard terug te koppelen.
• Vraag je deelnemers eerst individueel en in stilte na te denken, voordat ze hun input delen. Een stilte tijdens een online meeting klinkt misschien spannend maar het geeft iedere deelnemer de kans goed na te denken en bij te dragen.
7. Wij zijn gek op de online brainstormtools
Miro en Mural. Dit zijn allebei digitale whiteboards, waarin je met sticky-notes, tekeningen en templates aan de slag kunt. De mogelijkheden om online samen te werken zijn eindeloos. Zo kun je ideeën noteren op de digitale sticky-notes, deze vervolgens clusteren, deelnemers laten stemmen op de ideeën die ze het beste vinden, en een timer mee laten lopen om te timeboxen.
8. Gebruik in dezelfde meeting niet meer dan 2 verschillende technische tools. Anders maak je het voor de meeste deelnemers te uitdagend. Kunnen alle vergaderdeelnemers overweg met de digitale tools waar je mee aan de slag gaat? Twijfel je hierover? Zorg dan voor een heldere uitleg en eventueel een korte ‘dry run’ voorafgaand aan de daadwerkelijke sessie.
9. Sluit
vooraf alle programma’s en documenten op je computer die niet nodig zijn. Het delen van je scherm is hartstikke handig. Alleen gebeurt het dan ook weleens dat je per ongeluk iets deelt wat niet voor de deelnemers bedoeld is of dat er tijdens de presentatie allerlei pop-ups op het scherm komen.
10. Betrek je deelnemers
bij de online-sessie. Dat is in een live-meeting belangrijk, maar online helemaal! Stel deelnemers een vraag als ze een tijdje niets gezegd hebben. En nodig deelnemers actief en persoonlijk uit om een bijdrage te leveren als er vragen gesteld kunnen worden of als er resultaten teruggekoppeld worden.
11. Let op de
energie
van je deelnemers. Zorg voor energizers en creativeitsboosters om de energie hoog te houden. En maak ruimte voor korte breaks. Draai muziek. Laat deelnemers bewegen als ze over een vraag nadenken en tijdens de pauze.
12. Zorg voor een goed sessieplan
waarbij je wat extra tijd voor je werkvormen plant. Besef dat deelnemers multitasken: ze kijken naar je, luisteren naar je, schakelen tussen verschillende tools en ze moeten ook nog alle informatie verwerken. Je kunt hen helpen door de instructies op visueel prikkelende slides te zetten en deze via de mail of chat te delen met hen. Lees voor meer inspiratie ons blog over sessieplannen.
13. Geef regelmatig een samenvatting
van de verschillende programma-onderdelen. Of laat één van de deelnemers dit doen. Dit laatste is ook een manier om extra betrokkenheid te creëren en om ervoor te zorgen dat deelnemers de draad niet kwijtraken.
14. Zorg dat je voorbereid bent op technische problemen
bij jou of individuele deelnemers.
Bedenk van tevoren wat er kan gebeuren en probeer dat alvast te tackelen. Als er alsnog iets gebeurt: maak er dan geen probleem van. Benoem het kort en kijk wat je op dat moment kunt doen om het op te lossen. Of las een korte pauze in, zodat je wat meer ruimte hebt om te zoeken naar een oplossing.
15. Rond duidelijk af en gebruik een check out
werkvorm. Bijvoorbeeld met de vraag: ‘Wat ga jij morgen anders doen’ of ‘Teken in 1 minuut wat je van deze sessie vond’. Laat deelnemers concreet formuleren en kort en krachtig aan elkaar terugkoppelen.
Op naar energieke en leuke online meetings!
Altijd op de hoogte zijn van de nieuwste stapelgoed blogs? Volg ons via LinkedIn
Je hebt een sessie voorbereid, je hebt er zin in, je start vol energie en dan merk je het. De energie in de groep is laag, deelnemers doen niet echt mee, reageren lauw of haken zelfs af. Ai. Niet helemaal wat je voor ogen had. Wat nu? Geen paniek! Er zijn manieren om de energie terug te brengen en je deelnemers weer in de flow te krijgen. Maar eerst: hoe ziet afhaken er eigenlijk uit?
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Eerder schreven een blog over 10 inspirerende vergaderlocaties in Noord-Holland. Deze keer is Zuid Holland aan de beurt, waarbij je we een aantal mooie vergaderplekken laten zien, waar je maar wat graag jouw bijeenkomst wilt organiseren.
In een wereld die voortdurend verandert, zijn creativiteit en innovatie twee begrippen die vaak door elkaar worden gebruikt. Hoewel ze nauw met elkaar verbonden zijn, verschillen ze fundamenteel in betekenis, toepassing en impact. Om te begrijpen hoe ze samenwerken en elkaar versterken, is het belangrijk om de nuances te kennen. In dit blog leggen we uit wat het verschil is en hoe je ze allebei optimaal kunt benutten.
In elke groep kom je tegenstellingen tegen. Ook in de sessies die wij begeleiden. De ene persoon heeft behoefte aan autonomie, terwijl de ander juist graag samenwerkt. Sommige teamleden willen snelle resultaten boeken, terwijl anderen beter functioneren met een lange termijnvisie. Het kan lijken alsof je moet kiezen tussen deze opties, wat soms voor spanningen zorgt. Polarity Thinking laat echter zien dat je beide kanten nodig hebt om tot het beste resultaat te komen. Het gaat niet om óf-óf, maar om én-én. Daarom zetten wij dit met regelmaat in tijdens teamsessies, waarbij de onderlinge samenwerking centraal staat.
Bij grote bijeenkomsten is het belangrijk om een sfeer te creëren waarin iedereen zich welkom en betrokken voelt. IJsbrekers spelen hierin een cruciale rol. Ze breken niet alleen het ijs, maar bevorderen ook interactie, energie en samenwerking, zelfs in een grote groep. In dit blog delen we onze 10 favoriete ijsbrekers die je kunt inzetten om een dynamische start te maken.
Veranderingen doorvoeren kan best spannend zijn. Het voelt vaak als een grote uitdaging om iedereen mee te krijgen. Of het nu gaat om een reorganisatie, een nieuw werkproces of een verbouwing, lang niet iedereen is meteen enthousiast. Gelukkig kunnen de zeven beïnvloedingsprincipes van Robert Cialdini daarbij helpen. Deze principes zorgen ervoor dat mensen op een natuurlijke manier meegaan in de verandering, zonder dat het voelt alsof ze iets opgelegd krijgen. We leggen je graag uit hoe je deze principes kunt inzetten om jouw team mee te krijgen.
In een wereld waarin teams steeds vaker samenwerken, is het van cruciaal belang om te begrijpen hoe deze groepen functioneren. Of het nu gaat om een projectteam, een managementgroep of een klas, de relaties tussen mensen bepalen voor een groot deel de sfeer, productiviteit en samenwerking. Een effectief hulpmiddel om deze relaties inzichtelijk te maken is het sociogram. Maar wat is een sociogram precies, en hoe kan het helpen om de manier waarop teamleden met elkaar omgaan beter te begrijpen?
In veel organisaties is participatie inmiddels een cruciaal concept. Het varieert van het simpelweg informeren van belanghebbenden tot het volledig overdragen van besluitvormingsmacht aan de betrokkenen. Dit spectrum van participatie wordt vaak weergegeven door de participatieladder. Het samenstellen van een participatiematrix helpt organisaties bij het kiezen van de juiste werkvormen afhankelijk van de gewenste graad van participatie. In deze blog bespreken we de relevante wetenschappelijke inzichten en geven we concrete voorbeelden van werkvormen per participatieniveau.
Creatief leiderschap. Steeds vaker zie je deze term in vacatures langskomen. Maar wat is het eigenlijk? Bij studio stapelgoed vinden we dat creatief leiderschap draait om ondernemende leiders en professionals die uit hun patronen en overtuigingen durven te breken om anders te kunnen kijken, denken en doen. Leiders die het lef hebben om samen met anderen te pionieren en innovaties te realiseren.
In een wereld die steeds sneller evolueert en waar samenwerking een cruciale rol speelt in het succes van organisaties, is het voeren van waardevolle dialogen op de werkplek van onschatbare waarde. William Isaacs, de auteur van "Dialogue: The Art Of Thinking Together", benadrukt dat dialoog niet alleen een manier is om verschillen te overbruggen, maar ook om iets nieuws te creëren. Bij studio stapelgoed vertalen we dit naar praktische werkvormen om zo te zorgen dat ieder team met een waardevolle dialoog aan de slag kan.