1. Probeer de groep klein te houden en beperk de duur. Wij zien toch vaak dat deelnemers bij te lange meetings afhaken. Dat is bij live sessies al zo maar helemaal bij online-bijeenkomsten omdat er dan teveel afleiding is. Voor je het weet, zijn je deelnemers de was aan het vouwen of hun mail aan het beantwoorden. Daarnaast kost het continu staren naar een scherm de meeste mensen veel energie. Heb je toch meer tijd nodig om tot een goed resultaat te komen? Zorg dan voor actief en afwisselend programma.

2. Stuur je deelnemers vooraf een leuk pakket. Dit kan een digitaal set zijn met bijvoorbeeld een aantal grappige achtergronden voor MS Teams of Zoom, oefenlinkjes naar de tools die je gaat gebruiken en de agenda. Ook kun je fysiek pakket maken met bijvoorbeeld online vergaderkaarten, instructies voor werkvormen en wat lekkers te eten of drinken voor tijdens de meeting. Zo zijn je deelnemers goed voorbereid. En met een beetje geluk hebben ze al extra veel zin om mee te doen.

3. Verwelkom iedereen die de vergadering binnenkomt - digitaal of fysiek - persoonlijk. Een vrolijk muziekje en een leuke welkomstplaat zorgen direct voor een fijne sfeer. Zeker bij een online vergadering helpt dit om ongemakkelijke stiltes en starende blikken te voorkomen. En laat deelnemers direct aan de slag gaan. Zet bijvoorbeeld een vraag in de chat of in Mentimeter klaar. Of laat je deelnemers kort wennen aan de tool waar je later mee aan de slag gaat. 

4. Aan het begin van de bijeenkomst spreken wij altijd een aantal vergaderspelregels af. Zoek daarbij altijd naar een prettige balans tussen spontaniteit en structuur. Bijvoorbeeld hoe kunnen deelnemers vragen stellen? Staat iedereen in principe op mute als jij aan het woord bent? Is het oké als deelnemers met elkaar chatten tijdens de sessie? En hoe gaan jullie om met elkaars privacy? Bekijk ook eens de vergaderformule.

5. Een check-in om mentaal te ‘landen’ is online net zo belangrijk als tijdens een fysieke bijeenkomst. Wij merken echter vaak dat het standaard voorstelrondje leidt tot lange verhaal waarbij deelnemers uitgebreid gaan vertellen over hun historie binnen de organisatie. Door het stellen van een leuke check-in vraag en daar een tijdslimiet of een aantal te gebruiken zinnen aan te verbinden, kun je eindeloze verhalen voorkomen. Of geef een grappige opdracht waarbij er spulletjes in huis verzameld moeten worden, zodat iedereen beweegt.

6. Creëer een goede balans tussen online- en offlineactiviteiten. Een paar voorbeelden voor een afwisselend programma: 

7. Wij zijn gek op de online brainstormtools Miro en Mural. Dit zijn allebei digitale whiteboards, waarin je met sticky-notes, tekeningen en templates aan de slag kunt. De mogelijkheden om online samen te werken zijn eindeloos. Zo kun je ideeën noteren op de digitale sticky-notes, deze vervolgens clusteren, deelnemers laten stemmen op de ideeën die ze het beste vinden, en een timer mee laten lopen om te timeboxen. 

8. Gebruik in dezelfde meeting niet meer dan 2 verschillende technische tools. Anders maak je het voor de meeste deelnemers te uitdagend. Kunnen alle vergaderdeelnemers overweg met de digitale tools waar je mee aan de slag gaat? Twijfel je hierover? Zorg dan voor een heldere uitleg en eventueel een korte ‘dry run’ voorafgaand aan de daadwerkelijke sessie. 

9. Sluit vooraf alle programma’s en documenten op je computer die niet nodig zijn. Het delen van je scherm is hartstikke handig. Alleen gebeurt het dan ook weleens dat je per ongeluk iets deelt wat niet voor  de deelnemers bedoeld is of dat er tijdens de presentatie allerlei pop-ups op het scherm komen. 

10. Betrek je deelnemers bij de online-sessie. Dat is in een live-meeting belangrijk, maar online helemaal! Stel deelnemers een vraag als ze een tijdje niets gezegd hebben. En nodig deelnemers actief en persoonlijk uit om een bijdrage te leveren als er vragen gesteld kunnen worden of als er resultaten teruggekoppeld worden. 

11. Let op de energie van je deelnemers. Zorg voor energizers en creativeitsboosters om de energie hoog te houden. En maak ruimte voor korte breaks. Draai muziek. Laat deelnemers bewegen als ze over een vraag nadenken en tijdens de pauze.

12. Zorg voor een goed sessieplan waarbij je wat extra tijd voor je werkvormen plant. Besef dat deelnemers multitasken: ze kijken naar je, luisteren naar je, schakelen tussen verschillende tools en ze moeten ook nog alle informatie verwerken. Je kunt hen helpen door de instructies op visueel prikkelende slides te zetten en deze via de mail of chat te delen met hen. Lees voor meer inspiratie ons blog over sessieplannen.

13. Geef regelmatig een samenvatting van de verschillende programma-onderdelen. Of laat één van de deelnemers dit doen. Dit laatste is ook een manier om extra betrokkenheid te creëren en om ervoor te zorgen dat deelnemers de draad niet kwijtraken. 

14. Zorg dat je voorbereid bent op technische problemen bij jou of individuele deelnemers. Bedenk van tevoren wat er kan gebeuren en probeer dat alvast te tackelen. Als er alsnog iets gebeurt: maak er dan geen probleem van. Benoem het kort en kijk wat je op dat moment kunt doen om het op te lossen. Of las een korte pauze in, zodat je wat meer ruimte hebt om te zoeken naar een oplossing.

15. Rond duidelijk af en gebruik een check out werkvorm. Bijvoorbeeld met de vraag: ‘Wat ga jij morgen anders doen’ of ‘Teken in 1 minuut wat je van deze sessie vond’. Laat deelnemers concreet formuleren en kort en krachtig aan elkaar terugkoppelen. 

Op naar energieke en leuke online meetings!