Tips voor het begeleiden van online sessies
Nu veel collega's vanuit huis aan het werk zijn, lijkt het digitaal vergaderen dé oplossing te zijn. Maar bij een online vergadering zul je wel extra je best moeten doen om iedereen bij ‘de les’ te houden. Want inmiddels zijn veel mensen een beetje videobel-moe. Bij studio stapelgoed verzamelden we 15 tips die jou als organisator of facilitator helpen bij het goed begeleiden van online meetings.
1. Probeer de groep klein te houden en beperk de duur.
Wij zien toch vaak dat deelnemers bij te lange meetings afhaken. Dat is bij live sessies al zo maar helemaal bij online-bijeenkomsten omdat er dan teveel afleiding is. Voor je het weet, zijn je deelnemers de was aan het vouwen of hun mail aan het beantwoorden. Daarnaast kost het continu staren naar een scherm de meeste mensen veel energie. Heb je toch meer tijd nodig om tot een goed resultaat te komen? Zorg dan voor actief en afwisselend programma.
2. Stuur je deelnemers vooraf een leuk pakket. Dit kan een digitaal set zijn met bijvoorbeeld een aantal grappige achtergronden voor MS Teams of Zoom, oefenlinkjes naar de tools die je gaat gebruiken en de agenda. Ook kun je fysiek pakket maken met bijvoorbeeld online vergaderkaarten, instructies voor werkvormen en wat lekkers te eten of drinken voor tijdens de meeting. Zo zijn je deelnemers goed voorbereid. En met een beetje geluk hebben ze al extra veel zin om mee te doen.
3.
Verwelkom iedereen
die de vergadering binnenkomt - digitaal of fysiek - persoonlijk. Een vrolijk muziekje en een leuke welkomstplaat zorgen direct voor een fijne sfeer. Zeker bij een online vergadering helpt dit om ongemakkelijke stiltes en starende blikken te voorkomen. En laat deelnemers direct aan de slag gaan. Zet bijvoorbeeld een vraag in de chat of in Mentimeter klaar. Of laat je deelnemers kort wennen aan de tool waar je later mee aan de slag gaat.
4. Aan het begin van de bijeenkomst spreken wij altijd een aantal vergaderspelregels
af. Zoek daarbij altijd naar een prettige balans tussen spontaniteit en structuur. Bijvoorbeeld hoe kunnen deelnemers vragen stellen? Staat iedereen in principe op mute als jij aan het woord bent? Is het oké als deelnemers met elkaar chatten tijdens de sessie? En hoe gaan jullie om met elkaars privacy? Bekijk ook eens de vergaderformule.
5. Een check-in
om mentaal te ‘landen’ is online net zo belangrijk als tijdens een fysieke bijeenkomst. Wij merken echter vaak dat het standaard voorstelrondje leidt tot lange verhaal waarbij deelnemers uitgebreid gaan vertellen over hun historie binnen de organisatie. Door het stellen van een leuke check-in vraag en daar een tijdslimiet of een aantal te gebruiken zinnen aan te verbinden, kun je eindeloze verhalen voorkomen. Of geef een grappige opdracht waarbij er spulletjes in huis verzameld moeten worden, zodat iedereen beweegt.
6. Creëer een goede balans
tussen online- en offlineactiviteiten. Een paar voorbeelden voor een afwisselend programma:
• Zet spelvormen in met behulp van een digitale quizztool zoals Kahoot. Laat je deelnemers bijvoorbeeld een item zoeken, een poster maken, iets bouwen met lego of duplo. Of laat deelnemers een oplossing voor een vraagstuk in 1 minuut tekenen. Gebruik stellingen of stel vragen via een poll met behulp van online tools.
• Laat deelnemers in break-out rooms met elkaar samenwerken en vraag hen de resultaten met behulp van een pitch, tekening of storyboard terug te koppelen.
• Vraag je deelnemers eerst individueel en in stilte na te denken, voordat ze hun input delen. Een stilte tijdens een online meeting klinkt misschien spannend maar het geeft iedere deelnemer de kans goed na te denken en bij te dragen.
7. Wij zijn gek op de online brainstormtools
Miro en Mural. Dit zijn allebei digitale whiteboards, waarin je met sticky-notes, tekeningen en templates aan de slag kunt. De mogelijkheden om online samen te werken zijn eindeloos. Zo kun je ideeën noteren op de digitale sticky-notes, deze vervolgens clusteren, deelnemers laten stemmen op de ideeën die ze het beste vinden, en een timer mee laten lopen om te timeboxen.
8. Gebruik in dezelfde meeting niet meer dan 2 verschillende technische tools. Anders maak je het voor de meeste deelnemers te uitdagend. Kunnen alle vergaderdeelnemers overweg met de digitale tools waar je mee aan de slag gaat? Twijfel je hierover? Zorg dan voor een heldere uitleg en eventueel een korte ‘dry run’ voorafgaand aan de daadwerkelijke sessie.
9. Sluit
vooraf alle programma’s en documenten op je computer die niet nodig zijn. Het delen van je scherm is hartstikke handig. Alleen gebeurt het dan ook weleens dat je per ongeluk iets deelt wat niet voor de deelnemers bedoeld is of dat er tijdens de presentatie allerlei pop-ups op het scherm komen.
10. Betrek je deelnemers
bij de online-sessie. Dat is in een live-meeting belangrijk, maar online helemaal! Stel deelnemers een vraag als ze een tijdje niets gezegd hebben. En nodig deelnemers actief en persoonlijk uit om een bijdrage te leveren als er vragen gesteld kunnen worden of als er resultaten teruggekoppeld worden.
11. Let op de
energie
van je deelnemers. Zorg voor energizers en creativeitsboosters om de energie hoog te houden. En maak ruimte voor korte breaks. Draai muziek. Laat deelnemers bewegen als ze over een vraag nadenken en tijdens de pauze.
12. Zorg voor een goed sessieplan
waarbij je wat extra tijd voor je werkvormen plant. Besef dat deelnemers multitasken: ze kijken naar je, luisteren naar je, schakelen tussen verschillende tools en ze moeten ook nog alle informatie verwerken. Je kunt hen helpen door de instructies op visueel prikkelende slides te zetten en deze via de mail of chat te delen met hen. Lees voor meer inspiratie ons blog over sessieplannen.
13. Geef regelmatig een samenvatting
van de verschillende programma-onderdelen. Of laat één van de deelnemers dit doen. Dit laatste is ook een manier om extra betrokkenheid te creëren en om ervoor te zorgen dat deelnemers de draad niet kwijtraken.
14. Zorg dat je voorbereid bent op technische problemen
bij jou of individuele deelnemers.
Bedenk van tevoren wat er kan gebeuren en probeer dat alvast te tackelen. Als er alsnog iets gebeurt: maak er dan geen probleem van. Benoem het kort en kijk wat je op dat moment kunt doen om het op te lossen. Of las een korte pauze in, zodat je wat meer ruimte hebt om te zoeken naar een oplossing.
15. Rond duidelijk af en gebruik een check out
werkvorm. Bijvoorbeeld met de vraag: ‘Wat ga jij morgen anders doen’ of ‘Teken in 1 minuut wat je van deze sessie vond’. Laat deelnemers concreet formuleren en kort en krachtig aan elkaar terugkoppelen.
Op naar energieke en leuke online meetings!
Altijd op de hoogte zijn van de nieuwste stapelgoed blogs? Volg ons via LinkedIn
In veel organisaties is participatie inmiddels een cruciaal concept. Het varieert van het simpelweg informeren van belanghebbenden tot het volledig overdragen van besluitvormingsmacht aan de betrokkenen. Dit spectrum van participatie wordt vaak weergegeven door de participatieladder. Het samenstellen van een participatiematrix helpt organisaties bij het kiezen van de juiste werkvormen afhankelijk van de gewenste graad van participatie. In deze blog bespreken we de relevante wetenschappelijke inzichten en geven we concrete voorbeelden van werkvormen per participatieniveau.
Creatief leiderschap. Steeds vaker zie je deze term in vacatures langskomen. Maar wat is het eigenlijk? Bij studio stapelgoed vinden we dat creatief leiderschap draait om ondernemende leiders en professionals die uit hun patronen en overtuigingen durven te breken om anders te kunnen kijken, denken en doen. Leiders die het lef hebben om samen met anderen te pionieren en innovaties te realiseren.
In een wereld die steeds sneller evolueert en waar samenwerking een cruciale rol speelt in het succes van organisaties, is het voeren van waardevolle dialogen op de werkplek van onschatbare waarde. William Isaacs, de auteur van "Dialogue: The Art Of Thinking Together", benadrukt dat dialoog niet alleen een manier is om verschillen te overbruggen, maar ook om iets nieuws te creëren. Bij studio stapelgoed vertalen we dit naar praktische werkvormen om zo te zorgen dat ieder team met een waardevolle dialoog aan de slag kan.
Het gebruik van Lego ‘minifigures’ in sollicitatie- en jaargesprekken kan een verfrissende en effectieve manier zijn om dieper inzicht te krijgen in de persoon tegenover je. Het biedt een speels en creatief element dat communicatie bevordert, creativiteit aanwakkert en complexe ideeën visualiseert. Probeer het vooral eens uit en ontdek hoe het de kwaliteit van je gesprekken kan verbeteren.
Stel je eens voor: een vergaderruimte boordevol met mensen van alle rangen en standen binnen de organisatie. Elk met hun eigen unieke persoonlijkheid. Als facilitator staan wij vaak voor dit soort groepen, met een waar circus aan persoonlijkheden. Bij studio stapelgoed proberen we tijdens een sessie om al die stukjes samen te brengen tot een geheel. Van sprankelende extraverten tot bedachtzame introverten, van degenen die met open armen elke uitdaging aangaan tot degenen die liever op de achtergrond blijven. Het is voor ons als een kleurrijk mozaïek waarbij elke deelnemer een uniek stukje vormt. Dit maakt iedere bijeenkomst een avontuur op zich.
Future search is een door Marvin Weisbord en Sandra Janoff ontwikkelde large scale intervention om met een grote groep mensen in enkele dagen tot een toekomstvisie en een bijbehorend actieplan te komen. Daarbij worden creatieve methoden gebruikt om de deelnemers te stimuleren om bekende denkpatronen en dominante aannames los te laten en 'met nieuwe ogen' naar mogelijkheden te zoeken. In de blog leggen we je uit hoe future search nu precies werkt.
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Noord-Holland biedt wat ons betreft een schat aan inspirerende ruimtes. We nemen je daarom in dit blog mee op een reis langs pittoreske steden en schilderachtige kustplaatsen, naar onconventionele vergaderplekken die jouw bijeenkomst onvergetelijk zullen maken.
In de wereld van idee-ontwikkeling heeft de methode van het "roasten" zich bewezen als een krachtige turbo-booster, waarmee je plannen in slechts 2 uur tijd aanzienlijk verder brengt. Deze aanpak, gericht op het leren van kritiek, het ontwikkelen van oplossingen en het vergroten van verbinding en draagvlak. Roasten is eigenlijk grappig kritiek leveren op iemand, vaak met een humoristische twist. Het doel is niet om iemand echt te kwetsen, maar eerder om lichtvoetig plagerig te zijn. Het draait om slimme opmerkingen en een speelse houding, maar het is belangrijk om grenzen te respecteren en niet te ver te gaan. In dit blog leggen we uit hoe je het roasten kunt toepassen tijdens een bijeenkomst.
Het moment van het voorstelrondje, een labyrint van nieuwe namen en gezichten. Hoe vaak heb je niet geprobeerd ze te onthouden, om ze slechts een paar seconden later kwijt te zijn? Het is een uitdaging die velen van ons kennen. Maar vrees niet, bij studio stapelgoed zijn we er ingedoken en hebben een stapel handige trucs ontdekt om voortaan de namen makkelijker te onthouden.
Het is niet altijd eenvoudig om met een groep deelnemers snel én democratisch een beslissing te nemen, laat staan om iedereen tevreden te laten zijn met de uitkomst. Toch wil je zoveel mogelijk draagvlak voor de uitkomst, want dat helpt bij het vervolg. Wij zetten hiervoor geregeld dot voting in.