Effectiever vergaderen
Bij de meeste mensen roept het woord ‘vergadering’ geen vrolijke stemming op. In het polderende Nederland wordt vaak en lang vergaderd. In de meeste gevallen op een traditionele manier. Sterker nog, bij veel organisaties is er een ware wildgroei ontstaan. Ook wij ervaren regelmatig het effect van saaie meetings waar het gewenste resultaat bij lange na niet gehaald wordt. Met als gevolg ongemotiveerde deelnemers, onbehandelde agendapunten en afspraken zonder heldere opvolging. En hoe vaak zitten we niet in een vergadering waarbij te lang over onderwerpen wordt doorgepraat of waar bekende standpunten alsmaar worden herhaald? Overleggen die uren duren terwijl de agendapunten in een half uur besproken had kunnen worden. Kortom, je vraagt je na 5 minuten al af: “Waarom ben ik hier?” Wij denken dat je daar zelf wat aan kunt doen. In dit blog een aantal van onze tips
Als de effectiviteit van een vergadering te wensen overlaat, is dit vaak omdat te veel mensen mee vergaderen, deelnemers de vergaderregels niet kennen of niet hanteren of de voorzitter de vergadering niet goed leidt. Of omdat het onvoldoende duidelijk is waarover wel, en vooral ook, waarover niet wordt vergaderd. Tijdens een goed georganiseerde vergadering worden alle deelnemers gestimuleerd om een bijdrage te leveren.
Dit kun je doen ter voorbereiding:
1. Een risico van vooral online werken is dat het onpersoonlijker voelt. Zorg er dus voor dat je niet alleen zo efficiënt mogelijk probeert te vergaderen. Plan tijd in om eerst even met elkaar bij te praten of een korte ‘check-in’ te doen.
2. Vaak kan een deel van het benodigde werk al gedaan worden voorafgaand aan de vergadering. Zo neem je zo min mogelijk tijd in beslag van de totale groep. Stuur relevante stukken vooraf op, inclusief een uitleg van wat je verwacht van de deelnemers. Lees je in en stel dringende vragen van tevoren. Formuleer alvast een voorstel en zorg voor een duidelijke vraagstelling. Zo kun je tijdens het overleg zo snel mogelijk ter zake komen.
3. Nodig deelnemers uit die bereid zijn om een actieve bijdrage te leveren. Vergeet daarbij niet de mensen van binnen of buiten de organisatie, die echt anders kijken én denken. Juist daar zitten de onverwachte oplossingen. Probeer in ieder geval zo min mogelijk ‘politiek correcte’ uitnodigingen te versturen. Nodig alleen mensen uit die onmisbaar zijn voor het behalen van het doel van de vergadering.
4. Moedig de deelnemers aan zich voor te bereiden op de vergadering. Als deelnemers niet weten wat hun rol is, worden zij inactieve toehoorders of zijn ze juist nadrukkelijk aanwezig door (te) veel aan het woord te zijn over niet-relevante onderwerpen. Informeer daarom de deelnemers vooraf.
5. Organiseer de vergadering alsof het een feestje is. Bij een fysieke bijeenkomst kun je denken aan een prettige ruimte, een beamer, creatieve materialen, (lekkere) koffie en thee en eventueel lunch of wat lekkers. Bij een online vergadering is het belangrijk om te zorgen dat alle digitale tools die je gaat gebruiken klaar staan. Als de presentatie tijdens de vergadering nog opgestart moet worden, dan verliest iedereen kostbare tijd.
Meer weten? Bestel ons e-boekje ‘stapel op vergaderen’
Of gebruik de vergaderkubus
eens.
We zijn van nature gewoontedieren. Ook in ons denken. We zoeken automatisch naar logische, voor de hand liggende oplossingen. Handig in de meeste situaties – maar funest als je écht iets nieuws wilt bedenken. Dat is waar lateraal denken in beeld komt. Een creatieve denktechniek die je helpt om vastgeroeste patronen te doorbreken en verrassende invalshoeken te vinden. Maar wat is lateraal denken precies? Hoe werkt het in ons brein? En hoe pas je het toe in een organisatie of team
Bij studio stapelgoed geloven we dat de beste sessies ontstaan wanneer deelnemers écht eigenaar zijn van wat er gebeurt. Wij ontwerpen sessies waarin mensen zelf keuzes maken, hun eigen route bepalen en actief bijdragen aan het proces. Waarom? Omdat autonomie zorgt voor betrokkenheid, creativiteit en duurzame impact. Als deelnemers zelf regie hebben, voelen ze zich verantwoordelijker en wordt de sessie veel meer dan alleen een moment—het wordt iets wat blijft hangen. Maar hoe zorg je ervoor dat je als begeleider niet onbewust de autonomie wegneemt?
Loop een willekeurige stad in en je ziet ze overal: van die grijze, saaie muren die niets vertellen. Bij studio stapelgoed hebben wij we voorliefde voor streetart en graffiti. Dat je op een straathoek opeens een gigantisch kleurrijk kunstwerk tegenkomt, een verborgen muurschildering die een verhaal vertelt of een klein aanplakbiljet dat je aan het denken zet. Streetart is veel meer dan verf op een muur. Wat streetart zo bijzonder maakt, is dat het je op een onverwachte manier kan raken. Het is kunst die niet in een museum hangt, maar onderdeel is van het dagelijkse leven. En dat maakt het zo toegankelijk en inspirerend.
Innovatie klinkt misschien als iets groots en ingewikkelds, maar vaak begint het juist met kleine veranderingen in de dagelijkse praktijk. Denk aan een nieuwe manier van samenwerken, een slimme oplossing voor een terugkerend probleem of een creatieve twist in je productaanbod. Het punt is: iedereen kan innoveren! Maar hoe zorg je ervoor dat je team zich vrij voelt om met nieuwe ideeën te komen? Hier zijn vijf praktische tips om innovatie in je team aan te wakkeren – inclusief inspirerende voorbeelden uit de praktijk.
Ken je dat gevoel dat je iets beter onthoudt als je er een plaatje bij hebt gezien? Dat is geen toeval. Dit fenomeen wordt het Picture Superiority Effect genoemd: beelden worden beter onthouden dan woorden. In ons brein worden visuele prikkels namelijk sneller verwerkt en sterker opgeslagen dan tekstuele informatie. En dát is precies waarom we bij studio stapelgoed zo’n grote liefde hebben voor visueel vormgegeven ontwerpen en graag werkvormen zoals associatiekaarten en tekenen inzetten.
Creativiteit voelt vaak als iets onbeperkte vrijheid om te maken wat je wilt, zonder regels of grenzen. Maar juist beperkingen kunnen een katalysator zijn voor de meest verrassende ideeën. Dit principe noemen we creative constraint: door jezelf beperkingen op te leggen, dwing je jezelf om anders te denken en nieuwe oplossingen te vinden. Wij hanteren dit dan ook regelmatig bij onze eigen sessies.
Bij studio stapelgoed geloven we dat de beste ideeën niet zomaar uit de lucht komen vallen. Creativiteit is een proces: een samenspel tussen vrij denken, kritisch kijken en praktisch uitvoeren. Eén gave manier om dit proces te structureren, komt van niemand minder dan Walt Disney zelf.
Bij studio stapelgoed geloven we dat aanwakkeren van de creativiteit van evident belang is om te komen te nieuwe ideeën. Daarvoor hoef je niet meteen een brainstorm van een dag(deel) te organiseren, maar kan de inzet van simpele werkvormen nét voor dat extra impuls zorgen.
In dit blog verzamelden wij onze favoriete werkvormen die je eenvoudig kunt inzetten. Werkvormen die weinig voorbereiding vragen en die je eigenlijk op ieder moment kunt gebruiken
Je hebt een sessie voorbereid, je hebt er zin in, je start vol energie en dan merk je het. De energie in de groep is laag, deelnemers doen niet echt mee, reageren lauw of haken zelfs af. Ai. Niet helemaal wat je voor ogen had. Wat nu? Geen paniek! Er zijn manieren om de energie terug te brengen en je deelnemers weer in de flow te krijgen. Maar eerst: hoe ziet afhaken er eigenlijk uit?
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Eerder schreven een blog over 10 inspirerende vergaderlocaties in Noord-Holland. Deze keer is Zuid Holland aan de beurt, waarbij je we een aantal mooie vergaderplekken laten zien, waar je maar wat graag jouw bijeenkomst wilt organiseren.