Effectiever vergaderen
Bij de meeste mensen roept het woord ‘vergadering’ geen vrolijke stemming op. In het polderende Nederland wordt vaak en lang vergaderd. In de meeste gevallen op een traditionele manier. Sterker nog, bij veel organisaties is er een ware wildgroei ontstaan. Ook wij ervaren regelmatig het effect van saaie meetings waar het gewenste resultaat bij lange na niet gehaald wordt. Met als gevolg ongemotiveerde deelnemers, onbehandelde agendapunten en afspraken zonder heldere opvolging. En hoe vaak zitten we niet in een vergadering waarbij te lang over onderwerpen wordt doorgepraat of waar bekende standpunten alsmaar worden herhaald? Overleggen die uren duren terwijl de agendapunten in een half uur besproken had kunnen worden. Kortom, je vraagt je na 5 minuten al af: “Waarom ben ik hier?” Wij denken dat je daar zelf wat aan kunt doen. In dit blog een aantal van onze tips
Als de effectiviteit van een vergadering te wensen overlaat, is dit vaak omdat te veel mensen mee vergaderen, deelnemers de vergaderregels niet kennen of niet hanteren of de voorzitter de vergadering niet goed leidt. Of omdat het onvoldoende duidelijk is waarover wel, en vooral ook, waarover niet wordt vergaderd. Tijdens een goed georganiseerde vergadering worden alle deelnemers gestimuleerd om een bijdrage te leveren.
Dit kun je doen ter voorbereiding:
1. Een risico van vooral online werken is dat het onpersoonlijker voelt. Zorg er dus voor dat je niet alleen zo efficiënt mogelijk probeert te vergaderen. Plan tijd in om eerst even met elkaar bij te praten of een korte ‘check-in’ te doen.
2. Vaak kan een deel van het benodigde werk al gedaan worden voorafgaand aan de vergadering. Zo neem je zo min mogelijk tijd in beslag van de totale groep. Stuur relevante stukken vooraf op, inclusief een uitleg van wat je verwacht van de deelnemers. Lees je in en stel dringende vragen van tevoren. Formuleer alvast een voorstel en zorg voor een duidelijke vraagstelling. Zo kun je tijdens het overleg zo snel mogelijk ter zake komen.
3. Nodig deelnemers uit die bereid zijn om een actieve bijdrage te leveren. Vergeet daarbij niet de mensen van binnen of buiten de organisatie, die echt anders kijken én denken. Juist daar zitten de onverwachte oplossingen. Probeer in ieder geval zo min mogelijk ‘politiek correcte’ uitnodigingen te versturen. Nodig alleen mensen uit die onmisbaar zijn voor het behalen van het doel van de vergadering.
4. Moedig de deelnemers aan zich voor te bereiden op de vergadering. Als deelnemers niet weten wat hun rol is, worden zij inactieve toehoorders of zijn ze juist nadrukkelijk aanwezig door (te) veel aan het woord te zijn over niet-relevante onderwerpen. Informeer daarom de deelnemers vooraf.
5. Organiseer de vergadering alsof het een feestje is. Bij een fysieke bijeenkomst kun je denken aan een prettige ruimte, een beamer, creatieve materialen, (lekkere) koffie en thee en eventueel lunch of wat lekkers. Bij een online vergadering is het belangrijk om te zorgen dat alle digitale tools die je gaat gebruiken klaar staan. Als de presentatie tijdens de vergadering nog opgestart moet worden, dan verliest iedereen kostbare tijd.
Meer weten? Bestel ons e-boekje ‘stapel op vergaderen’
Of gebruik de vergaderkubus
eens.
In veel organisaties is participatie inmiddels een cruciaal concept. Het varieert van het simpelweg informeren van belanghebbenden tot het volledig overdragen van besluitvormingsmacht aan de betrokkenen. Dit spectrum van participatie wordt vaak weergegeven door de participatieladder. Het samenstellen van een participatiematrix helpt organisaties bij het kiezen van de juiste werkvormen afhankelijk van de gewenste graad van participatie. In deze blog bespreken we de relevante wetenschappelijke inzichten en geven we concrete voorbeelden van werkvormen per participatieniveau.
Creatief leiderschap. Steeds vaker zie je deze term in vacatures langskomen. Maar wat is het eigenlijk? Bij studio stapelgoed vinden we dat creatief leiderschap draait om ondernemende leiders en professionals die uit hun patronen en overtuigingen durven te breken om anders te kunnen kijken, denken en doen. Leiders die het lef hebben om samen met anderen te pionieren en innovaties te realiseren.
In een wereld die steeds sneller evolueert en waar samenwerking een cruciale rol speelt in het succes van organisaties, is het voeren van waardevolle dialogen op de werkplek van onschatbare waarde. William Isaacs, de auteur van "Dialogue: The Art Of Thinking Together", benadrukt dat dialoog niet alleen een manier is om verschillen te overbruggen, maar ook om iets nieuws te creëren. Bij studio stapelgoed vertalen we dit naar praktische werkvormen om zo te zorgen dat ieder team met een waardevolle dialoog aan de slag kan.
Het gebruik van Lego ‘minifigures’ in sollicitatie- en jaargesprekken kan een verfrissende en effectieve manier zijn om dieper inzicht te krijgen in de persoon tegenover je. Het biedt een speels en creatief element dat communicatie bevordert, creativiteit aanwakkert en complexe ideeën visualiseert. Probeer het vooral eens uit en ontdek hoe het de kwaliteit van je gesprekken kan verbeteren.
Stel je eens voor: een vergaderruimte boordevol met mensen van alle rangen en standen binnen de organisatie. Elk met hun eigen unieke persoonlijkheid. Als facilitator staan wij vaak voor dit soort groepen, met een waar circus aan persoonlijkheden. Bij studio stapelgoed proberen we tijdens een sessie om al die stukjes samen te brengen tot een geheel. Van sprankelende extraverten tot bedachtzame introverten, van degenen die met open armen elke uitdaging aangaan tot degenen die liever op de achtergrond blijven. Het is voor ons als een kleurrijk mozaïek waarbij elke deelnemer een uniek stukje vormt. Dit maakt iedere bijeenkomst een avontuur op zich.
Future search is een door Marvin Weisbord en Sandra Janoff ontwikkelde large scale intervention om met een grote groep mensen in enkele dagen tot een toekomstvisie en een bijbehorend actieplan te komen. Daarbij worden creatieve methoden gebruikt om de deelnemers te stimuleren om bekende denkpatronen en dominante aannames los te laten en 'met nieuwe ogen' naar mogelijkheden te zoeken. In de blog leggen we je uit hoe future search nu precies werkt.
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Noord-Holland biedt wat ons betreft een schat aan inspirerende ruimtes. We nemen je daarom in dit blog mee op een reis langs pittoreske steden en schilderachtige kustplaatsen, naar onconventionele vergaderplekken die jouw bijeenkomst onvergetelijk zullen maken.
In de wereld van idee-ontwikkeling heeft de methode van het "roasten" zich bewezen als een krachtige turbo-booster, waarmee je plannen in slechts 2 uur tijd aanzienlijk verder brengt. Deze aanpak, gericht op het leren van kritiek, het ontwikkelen van oplossingen en het vergroten van verbinding en draagvlak. Roasten is eigenlijk grappig kritiek leveren op iemand, vaak met een humoristische twist. Het doel is niet om iemand echt te kwetsen, maar eerder om lichtvoetig plagerig te zijn. Het draait om slimme opmerkingen en een speelse houding, maar het is belangrijk om grenzen te respecteren en niet te ver te gaan. In dit blog leggen we uit hoe je het roasten kunt toepassen tijdens een bijeenkomst.
Het moment van het voorstelrondje, een labyrint van nieuwe namen en gezichten. Hoe vaak heb je niet geprobeerd ze te onthouden, om ze slechts een paar seconden later kwijt te zijn? Het is een uitdaging die velen van ons kennen. Maar vrees niet, bij studio stapelgoed zijn we er ingedoken en hebben een stapel handige trucs ontdekt om voortaan de namen makkelijker te onthouden.
Het is niet altijd eenvoudig om met een groep deelnemers snel én democratisch een beslissing te nemen, laat staan om iedereen tevreden te laten zijn met de uitkomst. Toch wil je zoveel mogelijk draagvlak voor de uitkomst, want dat helpt bij het vervolg. Wij zetten hiervoor geregeld dot voting in.