Effectiever vergaderen
Bij de meeste mensen roept het woord ‘vergadering’ geen vrolijke stemming op. In het polderende Nederland wordt vaak en lang vergaderd. In de meeste gevallen op een traditionele manier. Sterker nog, bij veel organisaties is er een ware wildgroei ontstaan. Ook wij ervaren regelmatig het effect van saaie meetings waar het gewenste resultaat bij lange na niet gehaald wordt. Met als gevolg ongemotiveerde deelnemers, onbehandelde agendapunten en afspraken zonder heldere opvolging. En hoe vaak zitten we niet in een vergadering waarbij te lang over onderwerpen wordt doorgepraat of waar bekende standpunten alsmaar worden herhaald? Overleggen die uren duren terwijl de agendapunten in een half uur besproken had kunnen worden. Kortom, je vraagt je na 5 minuten al af: “Waarom ben ik hier?” Wij denken dat je daar zelf wat aan kunt doen. In dit blog een aantal van onze tips
Als de effectiviteit van een vergadering te wensen overlaat, is dit vaak omdat te veel mensen mee vergaderen, deelnemers de vergaderregels niet kennen of niet hanteren of de voorzitter de vergadering niet goed leidt. Of omdat het onvoldoende duidelijk is waarover wel, en vooral ook, waarover niet wordt vergaderd. Tijdens een goed georganiseerde vergadering worden alle deelnemers gestimuleerd om een bijdrage te leveren.
Dit kun je doen ter voorbereiding:
1. Een risico van vooral online werken is dat het onpersoonlijker voelt. Zorg er dus voor dat je niet alleen zo efficiënt mogelijk probeert te vergaderen. Plan tijd in om eerst even met elkaar bij te praten of een korte ‘check-in’ te doen.
2. Vaak kan een deel van het benodigde werk al gedaan worden voorafgaand aan de vergadering. Zo neem je zo min mogelijk tijd in beslag van de totale groep. Stuur relevante stukken vooraf op, inclusief een uitleg van wat je verwacht van de deelnemers. Lees je in en stel dringende vragen van tevoren. Formuleer alvast een voorstel en zorg voor een duidelijke vraagstelling. Zo kun je tijdens het overleg zo snel mogelijk ter zake komen.
3. Nodig deelnemers uit die bereid zijn om een actieve bijdrage te leveren. Vergeet daarbij niet de mensen van binnen of buiten de organisatie, die echt anders kijken én denken. Juist daar zitten de onverwachte oplossingen. Probeer in ieder geval zo min mogelijk ‘politiek correcte’ uitnodigingen te versturen. Nodig alleen mensen uit die onmisbaar zijn voor het behalen van het doel van de vergadering.
4. Moedig de deelnemers aan zich voor te bereiden op de vergadering. Als deelnemers niet weten wat hun rol is, worden zij inactieve toehoorders of zijn ze juist nadrukkelijk aanwezig door (te) veel aan het woord te zijn over niet-relevante onderwerpen. Informeer daarom de deelnemers vooraf.
5. Organiseer de vergadering alsof het een feestje is. Bij een fysieke bijeenkomst kun je denken aan een prettige ruimte, een beamer, creatieve materialen, (lekkere) koffie en thee en eventueel lunch of wat lekkers. Bij een online vergadering is het belangrijk om te zorgen dat alle digitale tools die je gaat gebruiken klaar staan. Als de presentatie tijdens de vergadering nog opgestart moet worden, dan verliest iedereen kostbare tijd.
Meer weten? Bestel ons e-boekje ‘stapel op vergaderen’
Of gebruik de vergaderkubus
eens.
Je hebt een sessie voorbereid, je hebt er zin in, je start vol energie en dan merk je het. De energie in de groep is laag, deelnemers doen niet echt mee, reageren lauw of haken zelfs af. Ai. Niet helemaal wat je voor ogen had. Wat nu? Geen paniek! Er zijn manieren om de energie terug te brengen en je deelnemers weer in de flow te krijgen. Maar eerst: hoe ziet afhaken er eigenlijk uit?
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Eerder schreven een blog over 10 inspirerende vergaderlocaties in Noord-Holland. Deze keer is Zuid Holland aan de beurt, waarbij je we een aantal mooie vergaderplekken laten zien, waar je maar wat graag jouw bijeenkomst wilt organiseren.
In een wereld die voortdurend verandert, zijn creativiteit en innovatie twee begrippen die vaak door elkaar worden gebruikt. Hoewel ze nauw met elkaar verbonden zijn, verschillen ze fundamenteel in betekenis, toepassing en impact. Om te begrijpen hoe ze samenwerken en elkaar versterken, is het belangrijk om de nuances te kennen. In dit blog leggen we uit wat het verschil is en hoe je ze allebei optimaal kunt benutten.
In elke groep kom je tegenstellingen tegen. Ook in de sessies die wij begeleiden. De ene persoon heeft behoefte aan autonomie, terwijl de ander juist graag samenwerkt. Sommige teamleden willen snelle resultaten boeken, terwijl anderen beter functioneren met een lange termijnvisie. Het kan lijken alsof je moet kiezen tussen deze opties, wat soms voor spanningen zorgt. Polarity Thinking laat echter zien dat je beide kanten nodig hebt om tot het beste resultaat te komen. Het gaat niet om óf-óf, maar om én-én. Daarom zetten wij dit met regelmaat in tijdens teamsessies, waarbij de onderlinge samenwerking centraal staat.
Bij grote bijeenkomsten is het belangrijk om een sfeer te creëren waarin iedereen zich welkom en betrokken voelt. IJsbrekers spelen hierin een cruciale rol. Ze breken niet alleen het ijs, maar bevorderen ook interactie, energie en samenwerking, zelfs in een grote groep. In dit blog delen we onze 10 favoriete ijsbrekers die je kunt inzetten om een dynamische start te maken.
Veranderingen doorvoeren kan best spannend zijn. Het voelt vaak als een grote uitdaging om iedereen mee te krijgen. Of het nu gaat om een reorganisatie, een nieuw werkproces of een verbouwing, lang niet iedereen is meteen enthousiast. Gelukkig kunnen de zeven beïnvloedingsprincipes van Robert Cialdini daarbij helpen. Deze principes zorgen ervoor dat mensen op een natuurlijke manier meegaan in de verandering, zonder dat het voelt alsof ze iets opgelegd krijgen. We leggen je graag uit hoe je deze principes kunt inzetten om jouw team mee te krijgen.
In een wereld waarin teams steeds vaker samenwerken, is het van cruciaal belang om te begrijpen hoe deze groepen functioneren. Of het nu gaat om een projectteam, een managementgroep of een klas, de relaties tussen mensen bepalen voor een groot deel de sfeer, productiviteit en samenwerking. Een effectief hulpmiddel om deze relaties inzichtelijk te maken is het sociogram. Maar wat is een sociogram precies, en hoe kan het helpen om de manier waarop teamleden met elkaar omgaan beter te begrijpen?
In veel organisaties is participatie inmiddels een cruciaal concept. Het varieert van het simpelweg informeren van belanghebbenden tot het volledig overdragen van besluitvormingsmacht aan de betrokkenen. Dit spectrum van participatie wordt vaak weergegeven door de participatieladder. Het samenstellen van een participatiematrix helpt organisaties bij het kiezen van de juiste werkvormen afhankelijk van de gewenste graad van participatie. In deze blog bespreken we de relevante wetenschappelijke inzichten en geven we concrete voorbeelden van werkvormen per participatieniveau.
Creatief leiderschap. Steeds vaker zie je deze term in vacatures langskomen. Maar wat is het eigenlijk? Bij studio stapelgoed vinden we dat creatief leiderschap draait om ondernemende leiders en professionals die uit hun patronen en overtuigingen durven te breken om anders te kunnen kijken, denken en doen. Leiders die het lef hebben om samen met anderen te pionieren en innovaties te realiseren.
In een wereld die steeds sneller evolueert en waar samenwerking een cruciale rol speelt in het succes van organisaties, is het voeren van waardevolle dialogen op de werkplek van onschatbare waarde. William Isaacs, de auteur van "Dialogue: The Art Of Thinking Together", benadrukt dat dialoog niet alleen een manier is om verschillen te overbruggen, maar ook om iets nieuws te creëren. Bij studio stapelgoed vertalen we dit naar praktische werkvormen om zo te zorgen dat ieder team met een waardevolle dialoog aan de slag kan.