Effectiever vergaderen
Bij de meeste mensen roept het woord ‘vergadering’ geen vrolijke stemming op. In het polderende Nederland wordt vaak en lang vergaderd. In de meeste gevallen op een traditionele manier. Sterker nog, bij veel organisaties is er een ware wildgroei ontstaan. Ook wij ervaren regelmatig het effect van saaie meetings waar het gewenste resultaat bij lange na niet gehaald wordt. Met als gevolg ongemotiveerde deelnemers, onbehandelde agendapunten en afspraken zonder heldere opvolging. En hoe vaak zitten we niet in een vergadering waarbij te lang over onderwerpen wordt doorgepraat of waar bekende standpunten alsmaar worden herhaald? Overleggen die uren duren terwijl de agendapunten in een half uur besproken had kunnen worden. Kortom, je vraagt je na 5 minuten al af: “Waarom ben ik hier?” Wij denken dat je daar zelf wat aan kunt doen. In dit blog een aantal van onze tips
Als de effectiviteit van een vergadering te wensen overlaat, is dit vaak omdat te veel mensen mee vergaderen, deelnemers de vergaderregels niet kennen of niet hanteren of de voorzitter de vergadering niet goed leidt. Of omdat het onvoldoende duidelijk is waarover wel, en vooral ook, waarover niet wordt vergaderd. Tijdens een goed georganiseerde vergadering worden alle deelnemers gestimuleerd om een bijdrage te leveren.
Dit kun je doen ter voorbereiding:
1. Een risico van vooral online werken is dat het onpersoonlijker voelt. Zorg er dus voor dat je niet alleen zo efficiënt mogelijk probeert te vergaderen. Plan tijd in om eerst even met elkaar bij te praten of een korte ‘check-in’ te doen.
2. Vaak kan een deel van het benodigde werk al gedaan worden voorafgaand aan de vergadering. Zo neem je zo min mogelijk tijd in beslag van de totale groep. Stuur relevante stukken vooraf op, inclusief een uitleg van wat je verwacht van de deelnemers. Lees je in en stel dringende vragen van tevoren. Formuleer alvast een voorstel en zorg voor een duidelijke vraagstelling. Zo kun je tijdens het overleg zo snel mogelijk ter zake komen.
3. Nodig deelnemers uit die bereid zijn om een actieve bijdrage te leveren. Vergeet daarbij niet de mensen van binnen of buiten de organisatie, die echt anders kijken én denken. Juist daar zitten de onverwachte oplossingen. Probeer in ieder geval zo min mogelijk ‘politiek correcte’ uitnodigingen te versturen. Nodig alleen mensen uit die onmisbaar zijn voor het behalen van het doel van de vergadering.
4. Moedig de deelnemers aan zich voor te bereiden op de vergadering. Als deelnemers niet weten wat hun rol is, worden zij inactieve toehoorders of zijn ze juist nadrukkelijk aanwezig door (te) veel aan het woord te zijn over niet-relevante onderwerpen. Informeer daarom de deelnemers vooraf.
5. Organiseer de vergadering alsof het een feestje is. Bij een fysieke bijeenkomst kun je denken aan een prettige ruimte, een beamer, creatieve materialen, (lekkere) koffie en thee en eventueel lunch of wat lekkers. Bij een online vergadering is het belangrijk om te zorgen dat alle digitale tools die je gaat gebruiken klaar staan. Als de presentatie tijdens de vergadering nog opgestart moet worden, dan verliest iedereen kostbare tijd.
Meer weten? Bestel ons e-boekje ‘stapel op vergaderen’
Of gebruik de vergaderkubus
eens.
Hoe zorg je dat AI niet het creatieve proces overneemt, maar juist versterkt? Bij studio stapelgoed geloven we dat technologie pas waarde krijgt als het samenkomt met mensenwerk. Met verbeelding, verbinding en eigenaarschap. In dit blog laten we zien hoe die balans eruit kan zien, en hoe je dat praktisch inzet in jouw
In de sessies die wij begeleiden, zien we hoe waardevol het is om samen in één ruimte te zijn. De stiften op tafel, de energie in de groep, het tekenen en denken tegelijk – het maakt dat ideeën gaan leven. Tegelijkertijd merken we ook iets anders: teams hebben steeds vaker behoefte aan rust en flexibiliteit.
Een nieuwe organisatiestrategie vraagt meer dan rationele analyse. Het vraagt verbeeldingskracht: samen durven kijken voorbij de bestaande werkelijkheid en ontdekken hoe de toekomst eruit kan zien. Om dit proces op gang te brengen, gebruiken we bij studio stapelgoed de werkvorm 'De Strategische Toekomstwandeling'.
Wil je een goede start van je bijeenkomst, training of workshop? Dan zijn ijsbrekers en energizers ideaal. Maar vaak voelen de klassieke rondjes of ongemakkelijke spelletjes juist geforceerd. Deelnemers worden er zenuwachtig van of zuchten diep bij het zoveelste voorstelrondje. Gelukkig kan het anders.
AI is niet meer weg te denken uit ons dagelijks werk. Toch zien veel mensen het nog vooral als een praktische tool: een hulpmiddel om teksten te schrijven of data te analyseren. Bij studio stapelgoed gebruiken we AI liever als een creatieve bondgenoot – een onverwachte deelnemer aan tafel die nieuwe perspectieven breng
Iedere sessiebegeleider kent het: je hebt een groep enthousiast aan het werk, maar één deelnemer doet niet mee. Soms zie je het meteen – armen over elkaar, een gesloten houding, kritische opmerkingen. Soms merk je het subtieler: iemand haakt af, werkt half mee of houdt zich stil. Wat je ook doet, het heeft effect op de
Werkvormen zijn het hart van onze sessies bij studio stapelgoed. Ze helpen om mensen in beweging te brengen, complexe vraagstukken hanteerbaar te maken en verbeeldingskracht te stimuleren. Maar niet iedere werkvorm past in iedere context. Soms voelt een oefening te speels, te ongemakkelijk of te kunstmatig. Hoe weet je
Bij studio stapelgoed zien we verbeeldingskracht als een strategisch instrument. Het is de sleutel tot innovatie, verandering en samenwerking, omdat het mensen in staat stelt om voorbij bestaande kaders te denken. In onze sessies zetten we verbeeldingskracht bewust en doelgericht in om creativiteit te versterken en opl
Creatief leiderschap vraagt om visie, lef en verbeeldingskracht — maar minstens zo belangrijk is het vermogen om je eigen grenzen te herkennen, te stellen én soms te doorbreken. Want hoe weet je eigenlijk wanneer je nog in beweging bent, en wanneer je jezelf voorbij rent?
In een wereld waarin we altijd ‘aan’ staan, is verveling iets wat we liever vermijden. Even niks te doen? Binnen twee seconden grijpen we naar onze telefoon, vegen we door socials of beantwoorden we snel nog een mail. Want verveling voelt… zinloos. Tijdverlies. Luiheid misschien. Maar wat als verveling juist het begin is van iets waardevols? Wat als precies in die momenten waarop je je verveelt, je brein aan het werk gaat op een manier die je creativiteit wakker maakt?