In 7 stappen een stapelgoed programma

Het organiseren van een (grote) bijeenkomst kost vaak tijd en geld. Je hebt veel deelnemers uitgenodigd. Er zijn misschien wel sprekers, panels, presentaties of workshops. Je regelt een mooie ruimte, goede catering en misschien zelfs een borrel achteraf. Na al die inspanningen wil je natuurlijk ook dat jouw deelnemers vol inspiratie en energie de sessie verlaten. Hoe zorg je daar nu voor? Studio stapelgoed verzamelde 8 tips voor het maken van het perfecte programma voor een succesvolle sessie!


Stel je voor: je bent gevraagd om een bijeenkomst te organiseren. Super! Maar hoe pak je dat aan? De onderstaande tips helpen je om een leuk en effectief programma te formuleren.

1. Bepaal het doel. Een bijeenkomst kan veel opleveren maar een realistische kijk op het aantal haalbare doelen is wel belangrijk. Liever één doel goed bereiken dan veel doelen maar half. Hoe scherper je het doel van het programma helder hebt, hoe beter je een inspirerend programma kunt ontwerpen. Bedenk daarom welke kennis of vaardigheden echt moeten blijven hangen en welk gevoel moeten de deelnemers gedurende de sessie krijgen. Kortom, wat is de WHY van deze bijeenkomst? Een leuke werkvorm om het resultaat te visualiseren vanuit het perspectief van de deelnemers gaat zo. Vul de volgende zin aan: dankzij deze bijeenkomst kan ik… of snap ik… of ben ik me bewust van…

2. Bedenk wie je doelgroep is. Wie zijn je deelnemers? Wat kenmerkt hen als groep? Zijn het mannen of vrouwen? Hoe jong of oud zijn ze? Hoe is de aanloop naar deze bijeenkomst voor hen geweest? 
Een leuke werkvorm om je doelgroep nog scherper te krijgen is: maak een of meerdere persona’s door je deelnemers te tekenen, uiteraard met hun specifieke kenmerken en uitspraken. 

3. Bedenk hoe lang de bijeenkomst zou moeten duren om je doel te bereiken. Kies vervolgens voor een dag en tijdstip waarop veel deelnemers aanwezig kunnen zijn.

4. Begin met een brainstorm over het programma en de onderdelen daarvan. Plak bijvoorbeeld sticky notes met ideeën op een groot vel papier. Schuif met de elementen tot je een eerste concept van het programma hebt. Denk hierbij goed na over de ‘flow’ van de dag. Is het dagritme wat de deelnemers doorlopen een logisch geheel?

5. Bekijk welke en hoeveel werkvormen je helpen bij het bereiken van je doel, zowel inhoudelijk als qua sfeer. Werkvormen zijn vaak opgedeeld in clusters zoals: kennis delen; discussiëren; brainstormen; informeren; vaardigheid leren etc. Zorg in ieder geval voor variatie en energie. Een ideaal programma bevat voldoende ruimte om iets over te brengen én iets los te maken bij de deelnemers. Vergeet niet om ook tijd te reserveren voor een check-in, energizers, pauzes en een check-out.

6. Maak nu een eerste versie van het programma en deel dit met het organisatieteam. Bespreek de opzet samen en maak op basis van alle feedback een volgende meer gedetailleerde versie. Check nog eens het doel. Ben je niet stiekem tussendoor uit de bocht gevlogen? Heb je er misschien iets bij verzonnen wat ‘ook echt wel leuk is om te delen? Wees kritisch en 'kill your darlings'. Dat is dé manier om een informatie overload bij je deelnemers te voorkomen.

7. Werk het programma uit in een concreet sessieplan of draaiboek met alle praktische informatie zoals: tijden, benodigdheden, taakverdeling en werkvorm instructies. Wil je meer lezen over hoe je een draaiboek of sessieplan voor jouw bijeenkomst maakt? Klik dan hier.

Nu ben je klaar om aan de slag te gaan met alle praktische voorbereidingen!

Wil je een handige checklist voor tijdens het vormgeven van je programma? Klik dan hieronder op bestand downloaden. 
Bestand downloaden
door studio stapelgoed 17 februari 2025
Je hebt een sessie voorbereid, je hebt er zin in, je start vol energie en dan merk je het. De energie in de groep is laag, deelnemers doen niet echt mee, reageren lauw of haken zelfs af. Ai. Niet helemaal wat je voor ogen had. Wat nu? Geen paniek! Er zijn manieren om de energie terug te brengen en je deelnemers weer in de flow te krijgen. Maar eerst: hoe ziet afhaken er eigenlijk uit?
door studio stapelgoed 10 februari 2025
Bij studio stapelgoed zijn we altijd op zoek naar leuke vergaderlocaties. Eerder schreven een blog over 10 inspirerende vergaderlocaties in Noord-Holland. Deze keer is Zuid Holland aan de beurt, waarbij je we een aantal mooie vergaderplekken laten zien, waar je maar wat graag jouw bijeenkomst wilt organiseren.
door studio stapelgoed 20 januari 2025
In een wereld die voortdurend verandert, zijn creativiteit en innovatie twee begrippen die vaak door elkaar worden gebruikt. Hoewel ze nauw met elkaar verbonden zijn, verschillen ze fundamenteel in betekenis, toepassing en impact. Om te begrijpen hoe ze samenwerken en elkaar versterken, is het belangrijk om de nuances te kennen. In dit blog leggen we uit wat het verschil is en hoe je ze allebei optimaal kunt benutten.
door studio stapelgoed 13 januari 2025
In elke groep kom je tegenstellingen tegen. Ook in de sessies die wij begeleiden. De ene persoon heeft behoefte aan autonomie, terwijl de ander juist graag samenwerkt. Sommige teamleden willen snelle resultaten boeken, terwijl anderen beter functioneren met een lange termijnvisie. Het kan lijken alsof je moet kiezen tussen deze opties, wat soms voor spanningen zorgt. Polarity Thinking laat echter zien dat je beide kanten nodig hebt om tot het beste resultaat te komen. Het gaat niet om óf-óf, maar om én-én. Daarom zetten wij dit met regelmaat in tijdens teamsessies, waarbij de onderlinge samenwerking centraal staat.
door studio stapelgoed 6 januari 2025
Bij grote bijeenkomsten is het belangrijk om een sfeer te creëren waarin iedereen zich welkom en betrokken voelt. IJsbrekers spelen hierin een cruciale rol. Ze breken niet alleen het ijs, maar bevorderen ook interactie, energie en samenwerking, zelfs in een grote groep. In dit blog delen we onze 10 favoriete ijsbrekers die je kunt inzetten om een dynamische start te maken.
door studio stapelgoed 30 december 2024
Veranderingen doorvoeren kan best spannend zijn. Het voelt vaak als een grote uitdaging om iedereen mee te krijgen. Of het nu gaat om een reorganisatie, een nieuw werkproces of een verbouwing, lang niet iedereen is meteen enthousiast. Gelukkig kunnen de zeven beïnvloedingsprincipes van Robert Cialdini daarbij helpen. Deze principes zorgen ervoor dat mensen op een natuurlijke manier meegaan in de verandering, zonder dat het voelt alsof ze iets opgelegd krijgen. We leggen je graag uit hoe je deze principes kunt inzetten om jouw team mee te krijgen.
door studio stapelgoed 8 december 2024
In een wereld waarin teams steeds vaker samenwerken, is het van cruciaal belang om te begrijpen hoe deze groepen functioneren. Of het nu gaat om een projectteam, een managementgroep of een klas, de relaties tussen mensen bepalen voor een groot deel de sfeer, productiviteit en samenwerking. Een effectief hulpmiddel om deze relaties inzichtelijk te maken is het sociogram. Maar wat is een sociogram precies, en hoe kan het helpen om de manier waarop teamleden met elkaar omgaan beter te begrijpen?
door studio stapelgoed 22 juli 2024
In veel organisaties is participatie inmiddels een cruciaal concept. Het varieert van het simpelweg informeren van belanghebbenden tot het volledig overdragen van besluitvormingsmacht aan de betrokkenen. Dit spectrum van participatie wordt vaak weergegeven door de participatieladder. Het samenstellen van een participatiematrix helpt organisaties bij het kiezen van de juiste werkvormen afhankelijk van de gewenste graad van participatie. In deze blog bespreken we de relevante wetenschappelijke inzichten en geven we concrete voorbeelden van werkvormen per participatieniveau.
door studio stapelgoed 15 juli 2024
Creatief leiderschap. Steeds vaker zie je deze term in vacatures langskomen. Maar wat is het eigenlijk? Bij studio stapelgoed vinden we dat creatief leiderschap draait om ondernemende leiders en professionals die uit hun patronen en overtuigingen durven te breken om anders te kunnen kijken, denken en doen. Leiders die het lef hebben om samen met anderen te pionieren en innovaties te realiseren.
door studio stapelgoed 8 juli 2024
In een wereld die steeds sneller evolueert en waar samenwerking een cruciale rol speelt in het succes van organisaties, is het voeren van waardevolle dialogen op de werkplek van onschatbare waarde. William Isaacs, de auteur van "Dialogue: The Art Of Thinking Together", benadrukt dat dialoog niet alleen een manier is om verschillen te overbruggen, maar ook om iets nieuws te creëren. Bij studio stapelgoed vertalen we dit naar praktische werkvormen om zo te zorgen dat ieder team met een waardevolle dialoog aan de slag kan.
Meer posts
Share by: