Wanneer is het een goede beleidsevaluatie?
Een goede evaluatie richt zich op: doen we de dingen goed? Maar ook op: doen we de juiste dingen? Veranderende omstandigheden en nieuwe inzichten zijn namelijk vaak aanleiding tot een bijstelling of aanpassing. Traditionele evaluatiemethoden passen daardoor niet meer zo goed bij de complexe vraagstukken waar beleidsmakers zich tegenwoordig mee geconfronteerd zien.
Het evalueren en naar aanleiding daarvan bijstellen zou geen alleenstaand actie moeten zijn maar een vast (iteratief) onderdeel van de beleidscyclus, net zoals het ontwerpen en uitvoeren dat zijn. Evalueren wordt daarmee een continu proces door niet alleen ‘achteraf’ evalueren, maar ook vooraf inzicht geven en tussentijds monitoren. Zo past evalueren prima binnen het
agile werken.
Waarom zou je evalueren?
Evaluaties worden nog vaak gebruikt om verantwoording af te leggen. Een evaluatie die duidelijk maakt dat het beleid de doelen niet bereikt heeft, is vanuit het verantwoordingsperspectief misschien een vorm van mislukking. Maar vanuit het nu populaire lerende perspectief levert zo'n evaluatie waardevolle kennis op om het beleid te kunnen verbeteren.
Door het beleid in je organisatie te evalueren:
- krijg je inzicht in de werking en effectiviteit van beleid;
- leg je sneller de vinger op de succes- en pijnpunten van het beleid;
- krijg je inzicht in de kansen die er zijn om te verbeteren en te innoveren;
- verzamel je input voor het opstellen van nieuw beleid, het aanpassen of bijsturen van het huidige beleid of het stopzetten van beleid dat niet uitwerkt zoals verwacht.
Ruimte voor ieders inbreng
Het is van belang dat vooraf duidelijk is wat de organisatie wil bereiken met de evaluatie, want dit bepaalt de omvang en diepgang ervan. Een evaluatie is wat ons betreft vooral effectief als door betrokkenheid van alle stakeholders recht wordt gedaan aan de verschillende perspectieven van alle betrokkenen. Hierdoor krijgen zij meer begrip voor elkaars perspectieven, leren ze van elkaar om vervolgens samen verder aan de slag te gaan. Complexe vraagstukken vragen tenslotte om gezamenlijk optrekken, kennis delen en leren over de grenzen van verschillende teams, afdelingen of zelfs organisaties heen.
Stappenplan
Als je het leren centraal zet dan is de evaluator niet een onafhankelijk deskundige maar vooral de facilitator van het proces. Een evaluatieproces kent een aantal opeenvolgende stappen. Afhankelijk van de opdracht, aanleiding en factoren als doorlooptijd en budget, kan het gaan om een langdurig of juist een kort proces. Onderstaande een generieke werkwijze met de stappen die je kunt inzetten:
- Stem je opdracht af met de opdrachtgever (doel, tijdspad, budget, team, aanpak etc.).
- Formuleer samen met de stakeholders de centrale evaluatievraag en de evaluatiecriteria - op welke aspecten verzamelen en duiden we informatie – en het bepalen van de te gebruiken bronnen en respondenten.
- Kies een aanpak: welke technieken en werkvormen ga je inzetten?
- Verzamel alle benodigde informatie.
- Analyseer de verzamelde informatie en schrijf je bevindingen op.
- Toets de resultaten bij je stakeholders.
- Stel de evaluatierapportage op.
- Nodig gebruikers van de evaluatie uit om mee te denken over de vormgeving van de conclusies en aanbevelingen voor hun praktijk. Dit draagt bij aan de bruikbaarheid en toepasbaarheid ervan.
Focuspunten tijdens het evalueren
- Relevantie: komen de doelstellingen tegemoet aan de problemen en uitdagingen?
- Coherentie/consistentie: past het beleid binnen de kaders van de organisatie en draagt het bij aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie?
- Uitvoering: werden de beoogde acties uitgevoerd? Is de uitvoering naar tevredenheid verlopen?
- Effectiviteit: zijn de doelstellingen bereikt?
- Efficiëntie: werden de doelstellingen bereikt op een efficiënte manier? Staan de resultaten in verhouding tot de ingezette middelen?
- Draagvlak: is er voldoende draagvlak voor het beleid?
Werkvormen
Bedenk vooraf welke werkvormen passen bij jouw doelgroep. Wat spreekt hen aan?
- (Groeps)interviews
- Online enquête in laagdrempelige tools zoals mentimeter, microsoft forms etc.
- Case-studie door het gezamenlijk bespreken van casuistiek
- Focusgroep of expert panel (denk aan dan vooral aan een creatieve denker van buiten)
- Verzamelen best practices
- Inzet retrospectives zoals de Stapelster
- Starten van een discussie in een netwerkomgeving of op intranet
- Pitchen en toetsen evaluatiepunten met een afvaardiging stakeholders