Facilitator: Wat doet die precies?

Het woord "faciliteren" komt van het Latijnse "facilitare," wat "maken" of "eenvoudiger" betekent. In gewone woorden betekent dit dat een facilitator iemand is die zorgt dat dingen soepel verlopen. Een facilitator ontwerpt sessies en begeleidt deze. Facilitators zorgen ervoor dat iedereen meedoet, houden de tijd in de gaten, stimuleren dat deelnemers met elkaar praten, en zorgen ervoor dat het team de afgesproken doelen bereikt. Kort gezegd, een facilitator neemt de zorgen weg bij een groep of team, zodat ze kunnen doen waar ze goed in zijn.

Een facilitator is bijzonder handig bij het begeleiden van speciale sessies, projecten, workshops en meerdaagse vergaderingen. Door een facilitator in te schakelen, worden ideeën creatiever gedeeld en blijven discussies kort en gericht. De facilitator zorgt ervoor dat iedereen de kans krijgt om bij te dragen, wat de samenwerking verbetert. Een uitstekende facilitator gidst de groep door het soms lastige terrein van creativiteit en besluitvorming, zonder zichzelf te mengen in wat er wordt besproken. Een facilitator is verantwoordelijk voor het plannen en leiden van workshops, waarbij ze gesprekken begeleiden om gezamenlijke resultaten te bereiken. Het belangrijkste is dat een facilitator geen partij kiest in wat er wordt besproken en dat ze neutraal blijven.

De rol van een facilitator in detail

Een facilitator heeft veel taken tijdens vergaderingen en bijeenkomsten:

• Voorbereiding: Dit omvat het voorbereiden van informatie, het ontwerpen van de bijeenkomst en het verzamelen van benodigde materialen. Een goede facilitator werkt als een architect en maakt elke bijeenkomst op maat. Goede voorbereiding is essentieel voor het succes.
• Programma: De facilitator maakt de doelen van de bijeenkomst concreet en plant activiteiten om die doelen te bereiken. Dit is vergelijkbaar met hoe een architect een huis ontwerpt, maar in dit geval ontwerpt een facilitator een bijeenkomst.
• Planning: Tijdens de bijeenkomst houdt de facilitator de tijd in de gaten. Dit is erg belangrijk, omdat deelnemers soms te lang in discussies blijven hangen. De facilitator zorgt ervoor dat alles op tijd gebeurt.
• Sfeer: De facilitator zorgt voor een positieve sfeer waarin mensen zich op hun gemak voelen om ideeën te delen en feedback te geven. Facilitators met ervaring zorgen ervoor dat iedereen zich gehoord voelt, ongeacht hun functie of positie.
• Besluitvorming: Facilitators zorgen ervoor dat niet alleen ideeën worden besproken, maar dat er ook beslissingen worden genomen. Dit zorgt ervoor dat de bijeenkomst waardevolle resultaten oplevert.
• Terugblik: Tijdens de bijeenkomst worden interessante inzichten verzameld. Een facilitator maakt een rapport om deze inzichten te documenteren. Dit helpt de groep om later stappen te ondernemen. Een goede facilitator vat samen wat er is besproken en helpt de groep om te evalueren wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden.

Zelf facilitator zijn of een externe facilitator inhuren?

Het faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten is veeleisend. Het kan moeilijk zijn om tegelijkertijd deel te nemen aan de discussie en neutraal te blijven. In sommige gevallen is het beter om een externe facilitator in te huren:

• Als de uitkomst van de bijeenkomst persoonlijke gevolgen voor jou heeft, bijvoorbeeld voor je planning, budget, of positie.
• Als jouw expertise en betrokkenheid belangrijk zijn voor het succes van de bijeenkomst.
• Als er spanningen zijn tussen de deelnemers of als er een complexe dynamiek is.
• Als je behoefte hebt aan frisse ideeën en energie, omdat een goede facilitator het team energie geeft.

Faciliteren vereist verschillende vaardigheden, zoals het stimuleren van interactie zonder partijdigheid, goed luisteren, het creëren van een veilige omgeving en proactief zijn in groepen. Facilitators helpen bij het ontwerpen van groepsprocessen en spelen een cruciale rol in het ondersteunen van succesvolle bijeenkomsten.