Zo zorg je voor meer participatie
De beste werkgevers onderscheiden zich vaak doordat alle medewerkers, van de directie tot de werkvloer, meedenken en meebeslissen over belangrijke keuzes. Wil jij ook zorgen dat jouw medewerkers zich betrokken voelen bij wat de organisatie doet en de veranderingen die op jullie voor ogen hebben? Bij studio stapelgoed denken we dat participatie de sleutel is. Participatie betekent actieve deelname. Het is afgeleid van de Latijnse woorden pars (deel) en cipere (nemen). Bij participatie is het best lastig om te bepalen hoeveel collega’s je betrekt en op welke manier. Je wilt tenslotte vooruitgang boeken, maar ook voldoende input verzamelen en breed draagvlak voor de verandering creëren. We leggen hieronder kort uit wat voor soorten participatie er zijn en hoe je inspraak op een goede manier kan inzetten.
Ten eerste is het belangrijk om onderscheid te maken in de soort participatie en de mate van participatie. Participatie kan direct of indirect zijn. Bij indirecte participatie gaat dit via vertegenwoordigers of belangenbehartigers, bijvoorbeeld de ondernemingsraad. Directe participatie verloopt rechtstreeks met zoveel mogelijk medewerkers.
Hoeveel inspraak geef je?
De andere belangrijke keuze is de mate van participatie. Wij gebruiken daarvoor vaak de participatieladder. De participatieladder werd voor het eerst beschreven door Sherry Arnstein in 1969. Arnstein rangschikte verschillende vormen van burgerparticipatie in een hiërarchie, gaande van geen tot maximale beleidsparticipatie. Deze ladder bestaat dus al een hele tijd maar wat ons betreft geeft het nog steeds handige inspiratie voor de verschillende niveaus van inspraak:
- Meeweten: het management beslist en informeert medewerkers over de inhoud en achtergrond van het besluit met behulp van actuele, transparante en relevante informatie.
- Meepraten: het management vraagt medewerkers om een reactie in de vorm van feedback op voorstellen of opiniepeilingen over specifieke onderwerpen, beslissingen of plannen.
- Meedenken: het management stelt kaders op, medewerkers geven binnen deze kaders invulling aan het plan. De betrokkenheid gaat dus verder dan alleen opiniepeilingen – het zorgt voor een tweerichtingsverkeer in de communicatie en stimuleert interactie. Het management beslist uiteindelijk maar weegt het advies van de medewerkers mee.
- Meebeslissen: er wordt gezamenlijk - in co-creatie - een plan gemaakt, invulling gegeven en besluiten genomen.
- Zelf beslissen: medewerkers zijn aan zet en beslissen bijvoorbeeld in de vorm van vetorecht. Het management speelt een adviserende rol.
Belangrijk is de vraag in hoeverre het management (een deel van) het proces wil loslaten en overlaten aan anderen. Oftewel: durven zij er bewust voor te kiezen om medewerkers te laten meepraten, meedenken en soms meebeslissen. Dit noemen we ook wel participatief leiderschap. Je streeft hierbij naar consent. Dit is echt iets anders dan consensus, wat nauwelijks haalbaar is met veel mensen en meningen. Waar het er bij consensus om gaat dat iedereen het met het besluit eens moet zijn, gaat het er bij consent om dat niemand het fundamenteel oneens is met het besluit.
Voordelen van participatie:
- Je creëert draagvlak want door eigenaarschap van je collega's zal de implementatie sneller en beter verlopen.
- Het plan is beter en weloverwogen door input vanaf de ‘werkvloer’.
- Door samen te werken met medewerkers sluit het beleid beter aan op hun behoeften en ervaringen.
- Als medewerkers zelfstandig beslissingen mogen nemen, verbetervoorstellen serieus opgevolgd worden en leidinggevenden vertrouwen en ruimte geven, zie je vaak dat medewerkers ook bereid zijn om meer verantwoordelijkheid op te nemen en initiatieven te lanceren.
- Door inspraak krijgen medewerkers een stem binnen de organisatie. Dit past bij een moderne werkgever waar een gelijkwaardige relatie wordt nagestreefd.
Onze favoriete werkvormen
Binnen een participatieproces kan de participatievorm per projectfase (of zelfs onderdelen van projectfasen) verschillen. Hieronder vind je een aantal van onze favoriete participatiewerkvormen:
Maandelijkse informatiesessies (meeweten)
Laat je medewerkers weten wat er speelt. En doe dat regelmatig. Organiseer regelmatig een informatiesessie. Combineer het bijvoorbeeld met de vrijdagmiddagborrel of begin juist op maandag met een weekstart. Leg uit wat er de afgelopen periode goed ging, wat er minder goed ging en wat het plan is voor de komende periode. Hierbij is het belangrijk om medewerkers ruimte te geven om met suggesties, feedback en ideeën te komen.
Online thermometer (meepraten)
Laat medewerkers regelmatig, bijvoorbeeld via een online vragenlijst of een poll op jullie intranet een korte enquête invullen – desnoods anoniem. Essentieel is wel dat je daadwerkelijk iets doet met de feedback die je ophaalt. Wanneer medewerkers merken dat hun suggesties serieus genomen worden, versterkt dat het gevoel van betrokkenheid. Opiniepeilingen of stemmingen versterken de legitimiteit van een beslissing.
Ambassadeursnetwerk (meedenken)
Een ambassadeursnetwerk bestaat uit sleutelfiguren in de organisatie. Deze ambassadeurs hebben de opdracht om hun achterban te stimuleren om een idee of een plan verder uit te werken en er steun voor te werven. Deze ‘peer to peer’ aanpak is effectief doordat deze collega’s vaak het best weten hoe zij hun collega’s en interne netwerk kunnen benaderen en ze vinden het vaak leuk om betrokken te worden bij jouw project. Geef ambassadeurs daarom voldoende ruimte.
Atelier (meebeslissen)
Een atelier is een éénmalige bijeenkomst van een groep medewerkers die - in samenwerking met beleidsadviseurs, experts en het MT - werken aan een bepaald beleidsontwerp. Alle deelnemers worden uitgedaagd om hun mening en advies te geven. In een atelier wordt gewerkt aan concrete plannen, waarbij professionals en
medewerkers in beginsel dezelfde positie hebben. De bijeenkomst heeft een vooraf vastgesteld doel of product als eindresultaat, bijvoorbeeld in de vorm van schetsen, prototypes, tekeningen. De resultaten van de werkgroep zijn niet eenzijdig amendeerbaar; dat wil zeggen dat één van de betrokken partij en niet achteraf het eindresultaat kan wijzigen.
Lees ook eens blog over het maken van prototypes.
